בזמן שבונים תקציב, מטרות ותוכנית עבודה לשנה הבאה, כדאי לתכנן גם את היכולת הארגונית שתאפשר לבצע אותם - ולהתמודד עם השינויים שאנחנו עדיין לא יודעים שיגיעו.

תקציר המאמר: תכנון שנת 2027 בעמותות דורש הרבה מעבר להגדרת יעדים ותקציב – הוא מחייב בדיקה מעמיקה של התשתית הניהולית ויכולת הביצוע של הארגון. לקראת שינויים אפשריים במפה הפוליטית והחדירה המואצת של כלי בינה מלאכותית, המאמר מציג שאלות מפתח לבחינת תהליכי העבודה, ניהול הנתונים והכלים הטכנולוגיים, ומציע להתחיל מההחלטות שההנהלה נדרשת לקבל כדי להבטיח צמיחה יציבה ואימפקט חברתי מתמשך.

ראש השנה הוא זמן טוב לברך בשנה טובה, לסכם את השנה שחלפה ולחשוב על התחלות חדשות.

אבל עבור מנהלות ומנהלים בארגונים חברתיים, ראש השנה העברי הוא במידה רבה הפרומו. התאריך הניהולי המשמעותי באמת נמצא שלושה חודשים קדימה: 31 בדצמבר.

עד אז ארגונים רבים יצטרכו לסכם את 2026, לבנות תקציב ל-2027, להגדיר מטרות ויעדים, להכין תוכניות עבודה, לקיים שיחות הערכה ולהחליט איפה הם רוצים להיות בשנה הבאה.

לצד כל אלה, אני מציע להוסיף לתהליך התכנון עוד שאלה אחת:

האם הארגון שאנחנו מנהלים היום באמת בנוי לשנה שאנחנו מתכננים לו?

תוכנית עבודה טובה מתחילה במטרות, אבל לא מסתיימת בהן

נניח שהחלטנו שבשנה הבאה נרחיב פעילות, נפתח תוכנית חדשה, נגדיל את מספר המשתתפים, נגייס יותר משאבים, נקדם שינוי מדיניות או חקיקה, נוביל קמפיינים ציבוריים ומחאות, נחזק את העבודה עם מתנדבים או נתחיל למדוד בצורה טובה יותר את ההשפעה שלנו.

לכל ארגון יש חזון אחר, מטרות אחרות ודרכים אחרות ליצור השפעה.

אבל השאלה הניהולית דומה:

איזו יכולת ארגונית נדרשת כדי שכל זה באמת יקרה?

כי תוכנית עבודה טובה לא עונה רק על השאלה מה הארגון רוצה להשיג. היא צריכה לגרום להנהלה לשאול איזו יכולת ארגונית נדרשת כדי להשיג את זה.

אם נצליח בגיוס המשאבים והפעילות תגדל, האם תהליכי העבודה שלנו יכולים לגדול איתה?

אם נוסיף עובדים, פרויקטים או תחומי פעילות, האם האחריות והסמכות יהיו ברורות?

אם נגדיר מדדים, האם יהיה לנו מנגנון שאוסף את הנתונים ומאפשר להשתמש בהם?

אם נרצה לגייס יותר משאבים, האם יש לנו דרך מסודרת לנהל קרנות, בקשות, דיווחים וקשר עם תורמים?

אם נרצה להשפיע במהירות על סדר היום הציבורי, האם אנחנו מסוגלים להעביר משימה בין מחקר, תוכן, דוברות, קשרי ממשל והנהלה בצורה יעילה?

ואם תוכנית העבודה תכיל עשרות יעדים ומשימות, האם בעוד חצי שנה ההנהלה תוכל לדעת מה מתקדם, מה תקוע ואיפה נדרשת החלטה?

כשהפעילות מתפתחת, גם יכולת הניהול צריכה להתפתח

אני פוגש ארגונים שעשו דרך משמעותית. הפעילות התרחבה, נוספו אנשים, תוכניות, שותפים, תורמים ומקורות מימון.

אבל לפעמים נוצר פער:

הפעילות התפתחה מהר יותר מיכולת הניהול שלה.

תהליך שנבנה כאשר היו בארגון חמישה אנשים ממשיך לשרת ארגון של עשרים.

מידע חשוב מפוזר בין גיליונות Excel, תיבות מייל, תיקיות ומערכות שונות.

משימות והחלטות עוברות בוואטסאפ.

כל מחלקה מפתחת לעצמה שיטת עבודה.

מנהלות ומנהלים משקיעים זמן באיסוף תמונת המצב במקום להשתמש בה כדי לקבל החלטות.

זו אינה בהכרח בעיה של אנשים או של מוטיבציה. לעיתים הארגון פשוט הגיע לשלב חדש, והתשתית הניהולית שלו צריכה להתפתח יחד איתו.

לכן, לצד תקציב ותוכנית עבודה, כדאי לתכנן גם את היכולת הארגונית של 2027.

2027 דורשת גם יכולת להשתנות

השנה יש לכך חשיבות מיוחדת.

הבחירות לכנסת צפויות להתקיים בסוף אוקטובר. ארגונים רבים ייכנסו ל-2027 בתוך מציאות פוליטית וממשלתית שעשויה להיות שונה מזו שבה הם פועלים היום.

עבור ארגונים לשינוי חברתי, זכויות אדם, סביבה, רווחה, חינוך, חברה משותפת ותחומים רבים נוספים, שינוי כזה עשוי להשפיע במהירות על סדרי עדיפויות, מדיניות, תקציבים, רגולציה והשיח הציבורי.

מבחינת הנהלת הארגון, זו גם שאלה של יכולת ארגונית.

האם הארגון מסוגל לזהות שינוי במהירות?

האם יש לו מידע שמאפשר להבין את המשמעות שלו?

האם הוא מסוגל לקבל החלטה ולהסיט משאבים, אנשים ותוכניות?

האם תוכנית העבודה שלו מאפשרת התאמות במהלך השנה?

והאם קיימים תהליכים שמאפשרים לו לנצל הזדמנות שלא הייתה קיימת כשכתב את התוכנית?

במקביל מתרחש שינוי עמוק מסוג אחר: החדירה המהירה של בינה מלאכותית (AI) לעולם העבודה. גם כאן, השאלה המעניינת מבחינתי אינה רק "באילו כלי AI נשתמש?".

השאלות הניהוליות גדולות יותר.

איך AI ישנה את התפקידים בארגון? אילו משימות נוכל לבצע אחרת? אילו מיומנויות יצטרכו העובדים? איך ייראו תהליכי מחקר, כתיבה, גיוס משאבים, תקשורת, ניתוח מידע וניהול ידע? איזה מידע ארגוני אפשר לחשוף לכלי AI ואיזה מידע צריך להגן? ואילו כללים ותהליכים הארגון צריך לקבוע כדי להשתמש בטכנולוגיה באופן אחראי ואפקטיבי?

לכן תכנון 2027 צריך להתייחס גם ליכולת של הארגון להשתנות במהלך השנה עצמה.

אנחנו יכולים לבנות תוכנית עבודה למציאות שאנחנו מכירים היום. כדאי במקביל לבנות ארגון שמסוגל להגיב גם למציאות שעוד איננו מכירים.

להתחיל מההחלטות שההנהלה צריכה לקבל

אחת השאלות שאני אוהב לשאול בתחילת תהליכים ארגוניים היא:

מה המנכ"לית או המנכ"ל צריכים לדעת כדי לנהל את הארגון טוב יותר?

ומכאן אפשר ללכת לאחור.

אילו החלטות ההנהלה צריכה לקבל?

איזה מידע דרוש כדי לקבל אותן?

מאיפה המידע הזה מגיע?

מי אחראי עליו?

איזה תהליך עבודה צריך להתקיים כדי שהמידע יהיה אמין ועדכני?

איך מחברים בין האנשים והמחלקות שמעורבים בתהליך?

ואיך נדע שהתהליך באמת עובד?

רק בשלב הזה כדאי לשאול איזו מערכת יכולה לתמוך בכך.

לפעמים התשובה תהיה Monday. במקרים אחרים CRM, כלי AI, אוטומציה או מערכת אחרת יהיו חלק מהפתרון.

הטכנולוגיה יכולה לעשות הרבה מאוד, אבל הערך שלה גדל כשהיא משרתת דרך עבודה שהארגון תכנן לעצמו.

לבחור יכולת אחת שצריך לבנות ב-2027

לא חייבים להפוך את כל הארגון בבת אחת.

אפשר להתחיל את תכנון 2027 בבחירת תחום אחד שבו הפער בין מה שהארגון רוצה להשיג לבין הדרך שבה הוא עובד היום כבר מורגש.

זו יכולה להיות תוכנית העבודה הארגונית.

גיוס משאבים.

ניהול פרויקטים.

מחקר ופרסום.

קמפיינים ושינוי מדיניות.

ניהול מתנדבים.

עבודה עם שותפים.

מדידה והערכה.

ניהול ידע.

או הדרך שבה ההנהלה מקבלת תמונת מצב ומקבלת החלטות.

ואז לשאול שאלה פשוטה:

אם היינו מתכננים היום את התהליך הזה מחדש, עבור הארגון שאנחנו רוצים להיות ב-2027 - האם היינו בונים אותו כפי שהוא פועל היום?

אם התשובה היא שלא, או אפילו "לא בטוח", יש כאן נקודת התחלה טובה לתהליך.

מהחזון ועד ליכולת לבצע

חזון ומטרות נותנים לארגון כיוון.

תקציב נותן לו משאבים.

תוכנית עבודה מתרגמת את המטרות לעשייה.

אבל כדי שכל אלה יהפכו להשפעה, הארגון צריך גם יכולת לבצע: תהליכים ברורים, אחריות, מידע אמין, שיתוף פעולה, מערכות מתאימות ויכולת להשתנות כשהמציאות משתנה.

זה גם המקום שבו אני עובד עם ארגונים חברתיים.

אני מסייע להנהלות לבחון איך הארגון צריך לעבוד כדי לממש את המטרות שלו, לתכנן תהליכים ומידע, ולתרגם את החשיבה הזו למערכות וכלים שמאפשרים לנהל ולעבוד טוב יותר בפועל.

לפעמים זה מתחיל בתוכנית עבודה. לפעמים בתהליך גיוס משאבים, בניהול פרויקט מורכב, במערכת שכבר אינה מתאימה לארגון או בתחושה פשוטה שהפעילות גדלה והדרך שבה מנהלים אותה צריכה להתפתח יחד איתה.

אז רגע לפני הברכות לשנה החדשה, אפשר לנצל את ראש השנה כדי להתחיל לחשוב על השנה שבאמת צריך לתכנן עכשיו.

האם הארגון שאתם מנהלים היום בנוי ל-2027?

אם השאלה הזו פוגשת משהו שקורה אצלכם בארגון, אשמח לחשוב על זה יחד.

שנה טובה של עשייה, שינוי והשפעה.

לסיכום - שאלות ותשובות FAQ:

מדוע 31 בדצמבר נחשב לתאריך הניהולי המשמעותי ביותר ולא ראש השנה העברי?

משום שעד למועד זה ארגונים רבים נדרשים לסכם את השנה החולפת, לבנות תקציב לשנה הבאה, להגדיר מטרות ויעדים, להכין תוכניות עבודה, לקיים שיחות הערכה ולהחליט על הכיוון הניהולי העתידי.

איזו שאלה מרכזית מומלץ להוסיף לתהליך בניית תוכנית העבודה?

השאלה היא האם הארגון בנוי לשנה שמתוכננת עבורו, ואיזו יכולת ארגונית נדרשת כדי שהיעדים והתוכניות יתממשו בפועל ולא יישארו רק על הנייר.

אילו סימנים מעידים על כך שהפעילות בעמותה התפתחה מהר יותר מיכולת הניהול שלה?

תסמינים אלה כוללים מידע מפוזר בין גיליונות Excel, תיבות דוא"ל ומערכות שונות, העברת משימות והחלטות בוואטסאפ, שיטות עבודה נפרדות לכל מחלקה, והשקעת זמן ניהולי רב באיסוף תמונת מצב במקום בקבלת החלטות.

מדוע שנת 2027 מציבה דרישה מיוחדת ליכולת להשתנות ולהגיב בזמן אמת?

משום שבסוף אוקטובר 26 צפויות להתקיים בחירות לכנסת שעשויות לשנות סדרי עדיפויות, תקציבים ומדיניות כלפי המגזר החברתי, ובמקביל מתרחשת חדירה מהירה של כלי בינה מלאכותית (AI) המשנה מיומנויות, תפקידים ותהליכי עבודה.

מדוע מומלץ להתחיל את תכנון המערכות מהחלטות ההנהלה ולא מבחירת הטכנולוגיה?

מפני שטכנולוגיה כמו מאנדיי (Monday), מערכות CRM או כלי בינה מלאכותית מייצרת ערך מרבי רק כשהיא משרתת תהליך שהוגדר מראש. תחילה יש לברר אילו החלטות נדרש לקבל, איזה מידע נחוץ לשם כך ומי אחראי עליו, ורק אז לבחור את המערכת המתאימה.

כיצד מומלץ להתחיל בחיזוק היכולת הארגונית לקראת השנה הבאה?

מומלץ להתמקד בתחום אחד שבו הפער בין השאיפות לדרך העבודה הנוכחית מורגש במיוחד (כגון גיוס משאבים, ניהול פרויקטים או מדידה והערכה), ולבחון האם נכון לתכנן את התהליך הזה מחדש עבור השנה הבאה.