תהליכים לדוגמה

ניהול גיוס משאבים, מכירת מוצרים והפעלת מתנדבים על בסיס מערכת אחת מתואמת

עמותת גדולים מהחיים מפעילה מערך רחב של פרויקטים למען ילדים חולי סרטן ובני משפחותיהם. לצד העשייה היומיומית, נדרש ניהול מדויק של גיוס משאבים מול קרנות, משרדי ממשלה ותורמים פרטיים, הפעלת מתנדבים ותיאום תהליכי מכירת מוצרי תרומה בחגים.

התהליך החל באפיון מעמיק של האתגרים במחלקת גיוס המשאבים, במטרה לשפר את התיעוד ולהבטיח שכל המידע יהיה מרוכז, נגיש ושקוף לצוותים הניהוליים. בהמשך הוקמה מערכת אחידה ב-Monday שנועדה לאפשר מעקב רציף אחרי כל שלב בתהליך - מהזדמנות ראשונית ועד קליטת התרומה בפועל.

לצד ניהול תהליך הגיוס נבנו דשבורדים שמציגים בזמן אמת את מצב ההגשות, הסכומים שאושרו לכל תחום והיעדים התקציביים, עם התרעות אוטומטיות לקראת מועדים קריטיים.

תהליך נוסף עסק בהטמעה של מערך מכירת מוצרי התרומה, כך שההזמנות, ניהול המלאי, ההפקה של תעודות המשלוח ואישורי האספקה - כולם נוהלו ב-Monday.

במקביל, הוגדר מנגנון להקצאת מתנדבים למשימות בהתאם לצרכים של מחלקות הארגון, מה שחיזק את שיתוף הפעולה הפנים-ארגוני והפחית תקלות וחוסר תיאום.

בנוסף, הועברה לצוות העובדים הרצאה שהציגה שימושים אפשריים בכלי בינה מלאכותית לצרכים יומיומיים, לצד בחינה של אפשרויות להמשך שילוב פתרונות חדשניים.

התהליך כולו חיזק את יכולת הניהול והשליטה, יצר תיעוד רציף ושקיפות מלאה, שיפר את התקשורת בין המחלקות, ואפשר קבלת החלטות מושכלות יותר על בסיס נתונים עדכניים.

חילופי כ"א לאחר הטמעת מאנדיי בארגון הפכו לפשוטים וקלים יותר, כשכל המידע זמין ונגיש במערכת אחת.

אפיון, הטמעה והדרכה של Monday לניהול מסגרות דיור, תעסוקה ופנאי

עמותת בקהילה מפעילה מסגרות דיור, תעסוקה וחיי קהילה עבור עשרות אנשים עם אוטיזם בתפקוד בינוני ונמוך. נדרש פתרון שיאפשר עדכונים ומעקב יומיומי של עשרות אנשי צוות על פעולות פרטניות וקבוצתיות.

 העבודה החלה במיפוי יסודי של רוב התהליכים - מהשגרה היומית במסגרות כגון: מתן תרופות, מעקב מקלחות, מעקב אחר תוכניות אישיות, אישורי הורים וניהול משמרות. תהליך ההטמעה כלל הכשרה מעמיקה למנכ״לית הארגון שליוותה את השינוי לכל אורכו.

 הוקמו מאות לוחות לניהול ותיעוד, טפסי דיווח מותאמים ודשבורדים שמציגים תמונת מצב עדכנית לכל רמות הניהול - מהמדריכים בשטח ועד הנהלת העמותה.

 התהליך יצר תיעוד רציף ושקוף, שיפר את התקשורת הפנים-ארגונית וחיזק את היכולת לקבל החלטות מבוססות נתונים בכל תחומי הפעולה.

יישום Monday לניהול משאבי אנוש, דיור ותהליכי שיקום

עמותת חירם פועלת בהרדוף ובקרית טבעון ומספקת מערך שיקומי לצעירים במשבר נפשי.

בתהליך העבודה בוצע אפיון יסודי של התהליכים הארגוניים, בהם גיוס עובדים, קליטתם, ניהול שגרות עבודה בהוסטל ותיעוד תוכניות השיקום. בהמשך הוטמעה מערכת Monday, שהותאמה לצרכים הייחודיים של המסגרות השונות.

ההטמעה כללה הכשרה של צוות ייעודי מתוך העמותה, שלקח אחריות להמשך הפעלת המערכת באופן עצמאי, בליווי וגיבוי מקצועי שלי לפי הצורך.

התהליך תרם לחיזוק היכולת של העמותה לנהל את גיוס כוח האדם בצורה מסודרת, לתעד את הפעילות השיקומית באופן עקבי ונגיש, ולשפר את שיתוף הפעולה בין האגפים השונים בארגון.

המעבר ל-Monday אפשר לעמותה לא רק להתייעל, לזרז תהליכים כגון קליטת עובדים וקליטת מוטבים למסגרות, אלא גם לצמצם עלויות לאור התנתקות ממערכות מידע יקרות קודמות.

ניהול גיוס משאבים ותקציב ארגוני במערכת אחת

עמותת זוכרות פועלת לקידום חשיפה והנגשה של ידע היסטורי אודות הנכבה הפלסטינית ומנהלת פעילות מגוונת הכוללת מחקר, תיעוד והסברה.

במהלך העבודה הוקמה ב-Monday מערכת לניהול ומעקב אחר כל תהליכי גיוס המשאבים - החל מתיעוד בקשות והגשות לקרנות ועד מעקב שוטף אחרי תרומות, הפקת דוחות וניהול קשרי התורמים.

בנוסף, נבנתה מערכת תקציב ארגוני מפורטת המאפשרת רישום הוצאות שוטפות, מעקב אחר סעיפי התקציב ודיווח חודשי של חברות וחברי הצוות על נסיעות, חופשות, ימי מחלה והחזרי הוצאות.

התהליך יצר תיעוד יעיל של הפעילות התקציבית והפיננסית לצד ניהול שיטתי של משימות גיוס המשאבים, וחיזק את היכולת לייצר שקיפות, שליטה ויכולת דיווח מהירה מול שותפים ותורמים. לאחר ההטמעה נחסכו המון דיווחי ווטסאפ, מייל, אקסלים וסריקת חשבוניות לרואה החשבון.

ייעוץ וליווי בגיוס משאבים, הטמעת Monday וכלי AI

קבוצת מינוף מספקת שירותי גיוס משאבים וניהול דיגיטלי לעשרות עמותות וארגונים חברתיים בישראל.

במסגרת העבודה אני משמש כיועץ גיוס משאבים לעמותות שהן לקוחות החברה, ומוביל בפועל תהליכי פיתוח משאבים לצד ליווי גייסי המשאבים בצוות. העבודה כוללת ייעוץ אסטרטגי, כתיבת חומרים מקצועיים ובניית מתודולוגיות מותאמות לצרכים הייחודיים של כל ארגון.

במקביל, הקמתי מערכת ייעודית ב-Monday, במיוחד עבור צוות גייסי המשאבים של קבוצת מינוף. המערכת מאפשרת לנהל בצורה מסודרת את תהליכי הגיוס עבור לקוחות החברה - החל מריכוז מקורות מימון של כל לקוח הזדמנויות לגיוס משאבים, דרך מעקב אחרי בקשות והגשות ועד תיעוד שוטף והפקת דוחות.

בנוסף, אני עוסק באופן שוטף גם באפיון, הטמעה והדרכה של מערכות Monday עבור העמותות שהן לקוחות החברה, במגוון תחומים נוספים מעבר לגיוס משאבים, כגון ניהול קשרי מוטבים, הפעלת מתנדבים, ניהול פרויקטים ותהליכים אדמיניסטרטיביים.

בשנה האחרונה אני מעביר לצוות מינוף מפגשי העשרה על שילוב כלי בינה מלאכותית בעבודת היומיום, במטרה לשפר את היעילות, שיתוף הפעולה והחדשנות בתהליכי העבודה.

סך התהליכים האלו תורמים לחיזוק היכולת של החברה לספק שירות מקצועי, שקוף ומבוסס נתונים לעמותות, לצד פיתוח ידע ויכולות דיגיטליות מתקדמות בקרב הצוותים.

ליווי והדרכה למנכ"ל הארגון בהטמעת מערכת Monday לשיפור תהליכי עבודה

יד יערי, הפועל כחלק מחטיבת ההיסטוריה של חבצלת, הוא מרכז לתיעוד וחקר של תנועת השומר הצעיר והקיבוץ הארצי, ולשימור עדויות מתקופת השואה ופעילות בית מורשת ע"ש מרדכי אנילביץ'.

העבודה כללה סדרת מפגשים אישיים עם מנכ״ל הארגון, לצורך היכרות והדרכה מעמיקה עם מערכת מאנדיי, במהלכם נבנה תהליך הטמעה מותאם לצרכים הייחודיים של יד יערי. ההדרכה התמקדה בהקמה עצמאית של המערכת, ניהול שוטף ותיעוד תהליכים ארגוניים. בהמשך הועברו הדרכות לעובדים, ואני ממשיך ללוות את המנכ״ל בתמיכה שוטפת ובשיפור מתמיד של סביבת העבודה.

הטמעת המערכת אפשרה לנהל את ארכיון יד יערי באופן שיטתי ב-Monday, ליצור טפסי יצירת קשר לפי נושאים, לנהל זמני ביקור בארכיון ולעקוב אחריהם. התהליך חיזק את שיתוף המידע בין הצוותים, ייעל את התקשורת הפנימית ושיפר את היכולת להקצות משימות ולעקוב אחר ביצוען.

ייעוץ וליווי המנכ"לית ביישום של תוכנית עבודה ארגונית במערכת מאנדיי והדרכה לצוות המטה

שדולת הנשים היא עמותה פמיניסטית הפועלת לקידום שוויון מגדרי ומעמד האישה בישראל, באמצעות חקיקה, פעילות משפטית, מחקר והעלאת מודעות ציבורית.

השירות שלי כלל ייעוץ וליווי אישי למנכ״לית הארגון בהטמעת תוכנית עבודה שנתית בתוך מערכת Monday. התהליך נבנה כך שכל תחום עשייה, משימה ופרויקט שויכו למטרות העל שהארגון הגדיר לשנת הפעילות, במטרה לחבר בין משימות היומיום לבין היעדים האסטרטגיים הרחבים.

בהמשך הועברה הדרכה לצוות המטה, שהתמקדה בשימוש שוטף במערכת, ניהול והקצאת משימות, ודרכי תקשורת בתוך המערכת.

הטמעת התוכנית מסייעת לחזק את היכולת לעקוב אחר משימות בצורה מסודרת, לייצר בהירות סביב סדרי עדיפויות ארגוניים, ולשפר את התיאום ושיתוף המידע בתוך הצוות.

הטמעת מערכת לניהול גיוס משאבים ומעקב שוטף

הפורום הציבורי הוא שותפות פילנתרופית הפועלת לחיזוק מסגרות הפנימייה בישראל ולמתן מענה מיטבי לחניכים ולבוגרים.

העבודה כללה בניית מערכת Monday ייעודית לניהול ומעקב אחר תהליכי גיוס המשאבים - החל מתיעוד הזדמנויות ראשוניות, דרך ניהול הגשות לקרנות ותורמים, ועד הפקת דוחות ומעקב אחר התקציבים שהתקבלו. המערכת הוגדרה כך שכל בקשה, הגשה או התחייבות תועדו באופן שיטתי ומסודר, עם שיוך למטרות ולפרויקטים הרלוונטיים.

הוגדרו התרעות אוטומטיות לקראת מועדי הגשה ומועדי דיווח, מה שחיזק את היכולת להתכונן מראש ולתכנן את העבודה בצורה מדויקת יותר. מעבר ליצירת סדר ותיעוד, המערכת תרמה לכך שהארגון נערך בצורה יעילה לניהול זמני ההגשות והדוחות, ומנע מצב שבו פעולות חשובות נשכחות או מתעכבות.

הטמעת מערכת לניהול גיוס משאבים והדרכת צוות

עמותת סיראג' פועלת ליצירת מקומות עבודה בתחומי ההייטק והטכנולוגיה עבור החברה הבדואית בנגב, באמצעות הכשרת כוח אדם מקומי, שיתופי פעולה עם חברות ישראליות ובינלאומיות, ושילוב תושבים בפרויקטים מקצועיים בתחום.

העבודה כללה הקמה של מערכת Monday ייעודית לניהול תהליכי גיוס המשאבים מקרנות - החל מבניית מאגר קרנות ופרויקטים, דרך ניהול אנשי קשר והזדמנויות, ועד מעקב אחר בקשות ודוחות. המערכת מאפשרת לארגון לרכז מידע שהיה עד כה מפוזר במקומות שונים, לשפר את התיאום בין הגורמים המובילים את תחום הפיתוח והגיוס, ולשמור על תיעוד עדכני של ההתקדמות מול כל גורמי המימון.

בנוסף, הועברה הדרכה ממוקדת למנכ״לית העמותה ולגייסת המשאבים, שהתמקדה בשימוש שוטף במערכת, עדכון נתונים וניהול עצמאי של התהליכים.

המערכת תורמת לשיפור יכולת הניהול, להגברת שקיפות ושיתוף מידע בתוך הארגון ולביסוס תהליכי עבודה מסודרים בגיוס המשאבים.

הטמעת מערכת לניהול גיוס משאבים, ותהליכי קליטה של מתנדבים ועובדים

עמותת פידל פועלת לקידום חינוך ושילוב חברתי של יוצאי אתיופיה בישראל, באמצעות מגוון תוכניות חינוכיות וחברתיות.

העבודה כללה בניית מערכת Monday ייעודית לניהול תהליכי גיוס המשאבים - מרישום פניות לקרנות והזדמנויות, דרך ניהול הגשות ותרומות, ועד הפקת דוחות ומעקב אחר ביצוע. לצד זה הוטמעו מודולים לניהול תהליכי גיוס עובדים, שיבוץ מתנדבים ודיווח שעות התנדבות, במטרה לרכז את כלל הפעילות התפעולית במערכת אחת נגישה ושקופה לצוותי הארגון.

המערכת החדשה מאפשרת לעמותה לייעל את ניהול המשימות, לשפר את התקשורת בין מחלקות ולבסס תיעוד מסודר ועדכני לכל תהליך - מה שיוכל לחזק את היכולת לקבל החלטות מבוססות נתונים ולתכנן את העבודה בצורה מדויקת יותר.

הדרכה אישית למנהל מערך המחשוב, בהטמעה עצמית של Monday לניהול תהליכים

מכון למרחב הוא מרכז טיפולי רב-תחומי הפועל במסגרת עמותת יד אליעזר, ומספק שירותים לקהילה הדתית-חרדית במסגרת מספר סניפים בארץ.

עד לתחילת התהליך, נוהלו המשימות האדמיניסטרטיביות והתפעוליות בניירת, קבצי אקסל ודואר אלקטרוני. הנהלת המכון ביקשה לשפר את יכולות הניהול והבקרה, להתייעל ולרכז את המידע במערכת אחת. לצורך כך בחרה ב-Monday, מתוך הבנה שמדובר במערכת נגישה וקלה לניהול עצמאי.

עבודתי כללה הדרכה אישית למנהל מערך המחשוב, שבמהלכה הועבר ידע מקיף על הקמה והטמעה של המערכת לצורך ניהול רציף של תהליכי העבודה. עשר שעות ההדרכה תועדו בווידאו, מה שאפשר למנהל הטכני לחזור לחומר בכל עת ולבסס יכולת יישום והפעלה עצמאית של המערכת בארגון.