תהליכים לדוגמה
שיפור תהליכים אצל לקוחותיי, הגברת תיעוד, ויצירת תשתיות לקבלת החלטות מבוססות נתונים
בדף הזה תמצאו דוגמאות לתהליכים שארגונים עברו בהסתייעות שלי, כדי לייצר יותר סדר, תיעוד, שקיפות ושיתוף פעולה, באמצעות אפיון נכון, כלים דיגיטליים, וליווי תהליכי מדויק.
כל דוגמה מתארת את תמונת המצב הקודמת, את הפעולות שבוצעו בפועל, ואת השיפור שחל בתקשורת, בקבלת ההחלטות וביכולת הניהול. אם חלק מהאתגרים נשמעים לכם מוכרים - ייתכן שגם אצלכם אפשר אחרת. צרו קשר לתיאום פגישת היכרות.
גדולים מהחיים

ניהול גיוס משאבים, מכירת מוצרים והפעלת מתנדבים על בסיס מערכת אחת מתואמת
עמותת גדולים מהחיים מפעילה מערך רחב של פרויקטים למען ילדים חולי סרטן ובני משפחותיהם. לצד העשייה היומיומית, נדרש ניהול מדויק של גיוס משאבים מול קרנות, משרדי ממשלה ותורמים פרטיים, הפעלת מתנדבים ותיאום תהליכי מכירת מוצרי תרומה בחגים.
התהליך החל באפיון מעמיק של האתגרים במחלקת גיוס המשאבים, במטרה לשפר את התיעוד ולהבטיח שכל המידע יהיה מרוכז, נגיש ושקוף לצוותים הניהוליים. בהמשך הוקמה מערכת אחידה ב-Monday שנועדה לאפשר מעקב רציף אחרי כל שלב בתהליך - מהזדמנות ראשונית ועד קליטת התרומה בפועל.
לצד ניהול תהליך הגיוס נבנו דשבורדים שמציגים בזמן אמת את מצב ההגשות, הסכומים שאושרו לכל תחום והיעדים התקציביים, עם התרעות אוטומטיות לקראת מועדים קריטיים.
תהליך נוסף עסק בהטמעה של מערך מכירת מוצרי התרומה, כך שההזמנות, ניהול המלאי, ההפקה של תעודות המשלוח ואישורי האספקה - כולם נוהלו ב-Monday.
במקביל, הוגדר מנגנון להקצאת מתנדבים למשימות בהתאם לצרכים של מחלקות הארגון, מה שחיזק את שיתוף הפעולה הפנים-ארגוני והפחית תקלות וחוסר תיאום.
בנוסף, הועברה לצוות העובדים הרצאה שהציגה שימושים אפשריים בכלי בינה מלאכותית לצרכים יומיומיים, לצד בחינה של אפשרויות להמשך שילוב פתרונות חדשניים.
התהליך כולו חיזק את יכולת הניהול והשליטה, יצר תיעוד רציף ושקיפות מלאה, שיפר את התקשורת בין המחלקות, ואפשר קבלת החלטות מושכלות יותר על בסיס נתונים עדכניים.
חילופי כ"א לאחר הטמעת מאנדיי בארגון הפכו לפשוטים וקלים יותר, כשכל המידע זמין ונגיש במערכת אחת.
בקהילה - שילוב אנשים עם אוטיזם בחברה

אפיון, הטמעה והדרכה של Monday לניהול מסגרות דיור, תעסוקה ופנאי
עמותת בקהילה מפעילה מסגרות דיור, תעסוקה וחיי קהילה עבור עשרות אנשים עם אוטיזם בתפקוד בינוני ונמוך. נדרש פתרון שיאפשר עדכונים ומעקב יומיומי של עשרות אנשי צוות על פעולות פרטניות וקבוצתיות.
העבודה החלה במיפוי יסודי של רוב התהליכים - מהשגרה היומית במסגרות כגון: מתן תרופות, מעקב מקלחות, מעקב אחר תוכניות אישיות, אישורי הורים וניהול משמרות. תהליך ההטמעה כלל הכשרה מעמיקה למנכ״לית הארגון שליוותה את השינוי לכל אורכו.
הוקמו מאות לוחות לניהול ותיעוד, טפסי דיווח מותאמים ודשבורדים שמציגים תמונת מצב עדכנית לכל רמות הניהול - מהמדריכים בשטח ועד הנהלת העמותה.
התהליך יצר תיעוד רציף ושקוף, שיפר את התקשורת הפנים-ארגונית וחיזק את היכולת לקבל החלטות מבוססות נתונים בכל תחומי הפעולה.
חירם - מרכז שיקומי לצעירים שחוו משבר נפשי

יישום Monday לניהול משאבי אנוש, דיור ותהליכי שיקום
עמותת חירם פועלת בהרדוף ובקרית טבעון ומספקת מערך שיקומי לצעירים במשבר נפשי.
האתגר: העמותה ניהלה מערך שיקומי וארגוני מורכב הפרוס על פני מספר מסגרות ומחלקות. הצורך היה בסינכרון בין גיוס משאבי אנוש, ניהול דיור, הוסטל, תעסוקה ותיעוד תוכניות שיקום – כל זאת תוך הפסקת התלות במערכות מידע יקרות ומסורבלות שלא התאימו לדינמיות של הארגון.
הפתרון:
אפיון עומק ארגוני: ניתוח מסע העובד (גיוס וקליטה) ומסע המוטב (תוכניות שיקום וניהול הוסטל).
יישום Monday מותאם אישית: בניית תשתית גמישה שמחברת בין האגפים השונים.
הטמעה מבוססת עצמאות: הכשרת צוות פנימי (Power Users) שמוביל את המערכת ביומיום, עם ליווי אסטרטגי שלי בלבד.
התוצאות (האימפקט):
חיסכון ו-ROI (החזר השקעה) מיידי: צמצום משמעותי בעלויות הארגון ע"י התנתקות ממערכות מידע יקרות.
האצת תהליכי ליבה: קיצור זמן קליטת עובדים ומוטבים חדשים.
שקיפות וסנכרון: יצירת שפה אחת משותפת בין אגף משאבי אנוש לאגף הטיפול והשיקום.
חוסן ארגוני: הארגון עבר לעצמאות טכנולוגית מלאה עם יכולת שינוי ודיוק פנימית.
לא לאלימות נגד נשים

הכנסת מערכת מאנדיי למחלקות הארגון: גיוס משאבים, תורמים פרטיים, מחלקת חינוך, מכירת שירותי העמותה למוסדות וניהול תהליכי ניהול שוטפים
עמותת לא לאלימות נגד נשים בת 60 עובדים עם תקציב של כ-12 מיליון שקל בשנה. מפעילה שלושה מקלטים לנפגעות אלימות במשפחה ומרכז פיתוח מקצועי שמעביר תוכניות חינוך בבתי ספר ובארגונים.
כמו בהרבה עמותות, אקסל היה אחד מהכלים המרכזיים בעמותה. ניהול תורמים, בקשות תמיכה, קשרים עם שותפים וניהול תהליכי עבודה.
עם תחילת עבודתי עם צוות העמותה, ביצעתי מיפוי מלא של תהליכי גיוס משאבים והפיתוח המקצועי. בניית ארכיטקטורת מאנדיי משולבת: לוחות לניהול תורמים פרטיים עם תצוגות חודשיות וסטטוסי פניות, לוח גיוס משאבים מבוסס לפי "הפעולה הבאה" ותזכורות אוטומטיות, ומערך לוחות CRM לניהול תהליך קשרים עם בעלי העיניין שנהנים משירותי החינוך של העמותה.
לאורך התהליך התקיימו מפגשי הכשרה לצוות הן קבוצתיים והן אישיים עם ליווי אישי לצרכים של כל אחת ואד.
הכנסה של מאנדיי לארגוני שינתה את עבודת הארגון ללא היכר. יש כיום הרבה יותר תיעוד, שיתוף בצוות ותקשורת שוטפת שמבוססת על מאנדיי (פחות מיילים וואטסאפים!). יש שפה משותפת, הקצאת משימות וניהול מבוסס נתונים.
זוכרות

ניהול גיוס משאבים ותקציב ארגוני במערכת אחת
עמותת זוכרות פועלת לקידום חשיפה והנגשה של ידע היסטורי אודות הנכבה הפלסטינית ומנהלת פעילות מגוונת הכוללת מחקר, תיעוד והסברה.
במהלך העבודה הוקמה ב-Monday מערכת לניהול ומעקב אחר כל תהליכי גיוס המשאבים - החל מתיעוד בקשות והגשות לקרנות ועד מעקב שוטף אחרי תרומות, הפקת דוחות וניהול קשרי התורמים.
בנוסף, נבנתה מערכת תקציב ארגוני מפורטת המאפשרת רישום הוצאות שוטפות, מעקב אחר סעיפי התקציב ודיווח חודשי של חברות וחברי הצוות על נסיעות, חופשות, ימי מחלה והחזרי הוצאות.
התהליך יצר תיעוד יעיל של הפעילות התקציבית והפיננסית לצד ניהול שיטתי של משימות גיוס המשאבים, וחיזק את היכולת לייצר שקיפות, שליטה ויכולת דיווח מהירה מול שותפים ותורמים. לאחר ההטמעה נחסכו המון דיווחי ווטסאפ, מייל, אקסלים וסריקת חשבוניות לרואה החשבון.
מרכז אדוה

