- אהוד שם טוב
- לפני יומיים
- זמן קריאה 3 דקות
עודכן: לפני יום 1
הצגת תוכנית עבודה, או עבודה לפי תוכנית עבודה - זאת השאלה...
יש מקרים שמנכ"ל או מנכ"לית רוצים להציג תוכנית עבודה לוועד המנהל או לאיזו קרן, במטרה לסמן וי ולהראות להם שהארגון מסודר... מי שבוחרים בכך, מסתפקים באיזו מצגת סטטית, שכנראה לא תפתח שוב לאחר הפרזנטציה.
אבל בדרך כלל, רוב המנכלים והמנכ"ליות מבינים את הצורך בבניית תוכנית עבודה שתשרת את המטרות הניהוליות והארגוניות ותהווה כלי עבודה לכלל הצוות ליישום התוכנית, למדידה והערכה.
אם זה המקרה שלך, כדאי להמשיך לקרוא, או לגשת ישר לצפייה בסרטון.
תוכנית עבודה: מערכת ההפעלה הארגונית.
אנחנו רגע לקראת 2026, והמגזר החברתי פועל בסביבה של אי-ודאות גדולה. האם 2026 תהיה שנת בחירות? האם נחזור לשגרת מלחמה? האם בועת ה-AI תתפוצץ ותוביל למשבר כלכלי עולמי? האם ההפיכה המשטרית תעמיק? ומה עם חוק העמותות...?
הכלל שלי הוא פשוט: עמותה צריכה להתנהל כמו עסק ואפילו טוב ממנו. כדי להוכיח יעילות, שקיפות ואחריות מול תורמים ומול המוטבים שלנו, חובה להחזיק בתוכנית עבודה חכמה, מדידה וגמישה ולעבוד איתה כל השנה.
בסרטון הדרכה שיצרתי, אני מפרט צעד-אחר-צעד, ומדגים במערכת מאנדיי, איך ארגונים חברתיים יכולים ליצור תוכנית עבודה שנתית מנצחת.
1. מתחילים תמיד מהגדרת מטרות-על לשנה הקרובה
נקודת הפתיחה שלנו היא תמיד ה"למה" - מטרות העל הארגוניות (או במילים אחרות, מה נרצה להשיג). מטרות אלו נגזרות מהחזון, הייעוד ומתיאוריית השינוי של הארגון, בשילוב עם תובנות מפעילות השנה הקודמת.
ב-Monday, אנו פותחים לוח נפרד המוקדש למטרות העל (כמו בדוגמה של "שולחן לשניים" בסרטון - ארגון למען ביטחון תזונתי לילדים).
הכלל הבלתי מתפשר: כל פעולה מתוכננת בכל תחום או מחלקה, חייבת להיות משויכת לקידום אחת ממטרות העל. אם פעילות מסוימת אינה משרתת אף מטרה, עליכם לשקול מחדש את הצורך בה, או לחזור אחורה ולעדכן את סל המטרות.
2. בונים את השלד: יעדי פעולה ובדיקת SMART
לאחר הגדרת המטרות, עוברים ללוח הפעולות - שם אנו מפרטים את היוזמות, הפרויקטים והמשימות שיובילו אותנו אל היעד (אפשר גם לחלק לפי תחום / מחלקה).
מה אנו מזינים לכל יעד בלוח הפעולות?
שיוך מטרות: חיבור מיידי ללוח מטרות העל, לוודא רלוונטיות.
אחראי.ת: חובה להגדיר אחראי.ת אחד.ת לביצוע הפעולה (אפשר להוסיף עמודה נפרדת לשותפים/ות נוספים לביצוע הפעילות).
תאריך יעד: גבול ברור בזמן.
בדיקת SMART: לפני שאנו מקצים משאבים, אנו מוודאים שהיעד ספציפי, מדיד, אפשרי להשגה, רלוונטי ותחום בזמן. באמצעות עמודות בדיקה ב-Monday, אנחנו מחייבים את עצמנו לוודא שכל יעד עומד במודל SMART.
תוצאות (Outcome): חשוב לא להתמקד רק ב"מה נעשה" (Activity), אלא גם ב"מה נשיג" (Outcome). יש להגדיר מהן התוצאות לטווח קצר, בינוני וארוך שהפעולה הזו תוביל אליהן (למשל, שינוי חקיקה, אחוז מוטבים מהתוכנית שישתלבו באקדמיה).
3. הופכים אי-ודאות ליתרון: תכנון מבוסס תרחישים
בעידן שלנו, תוכנית עבודה חד-ממדית היא כמעט חסרת ערך. ארגונים שנסמכים על תקציבים ממשלתיים או תורמים גדולים, חייבים להיות ערוכים לשינויים דרמטיים.
הפתרון: אנו יוצרים שלוש עמודות נפרדות לכל פעילות כדי לקבוע את מדדי ההצלחה (KPI) בהתאם:
יעד ריאלי (צפוי): מה שצפוי על בסיס התחזית הנוכחית.
יעד אופטימי: מה שניתן להשיג אם המציאות תשתפר משמעותית (לדוגמה, גיוס מעבר ליעד).
יעד פסימי: מה שנצליח להשיג גם בתרחיש של משבר, קיצוץ או דחייה.
יתרון המרכזי כאן הוא הדינמיות. אם באמצע השנה מתקבלת תרומה בלתי צפויה, הצוות יכול לעבור באופן מיידי לתרחיש האופטימי ולהגדיל את ה-KPIs והתקציבים בהתאם. זה הופך את התוכנית לכלי ניהולי חי שנותן מענה למציאות המשתנה.
4. תקצוב שקוף: כמה עולה לנו האימפקט?
זה הכלל המכריע: חובה לגלם את 100% מעלויות הארגון בתוכנית העבודה.
כשאנחנו מתקצבים פעולה, אנו לא כוללים רק הוצאות ישירות (כגון רכש, הוצאות על נותני שירותים). אנחנו חייבים לגלם את שכר העבודה (כולל נלוות) של כל אנשי הצוות העוסקים במשימה זו.
שקיפות היא המפתח: כאשר עלויות השכר מוצנעות ב"גיליון סודי", הארגון אינו מתמחר נכון את הפרויקטים מול קרנות, והצוות המגייס אינו מבין את גובה הפעילות האמיתי. שקיפות מלאה לגבי גובה המשכורות וכלל ההוצאות היא הבסיס לניהול פיננסי אחראי.
כלי הבקרה ב-Monday: על ידי קישור התקציב ללוח המטרות, ניתן לקבל תצוגת דשבורד ברורה:
כמה עולה לנו כל מטרת-על.
מה היחס בין המשאבים שהוקצו לכל מטרה לבין המאמץ שלנו בגיוס משאבים.
אם אנו מגייסים כסף בעיקר לסיוע ישיר (כי קל לנו לגייס לזה), אך התקציב בפועל מופנה לבניית חוסן ארגוני - זו התראה אדומה המעידה על חוסר התאמה אסטרטגי.
5. שקיפות ככלי רתימה: תוכנית עבודה לכלל הארגון
התוכנית אינה שייכת רק למנכ"ל.ית או למנהל.ת הכספים. היא כלי עבודה שמטרתו לרתום את הצוות כולו.
תוכנית עבודה צריכה להיות שקופה, זמינה ונגישה לכל עובד.ת. כאשר הצוות רואה את התמונה הגדולה, את המטרות, את התקציבים ואת מדדי ההצלחה, הוא מגלה מעורבות, ראש גדול ומחויבות אמיתית לחזון. עובדים שאינם עוסקים בגיוס יודעים למה נחוץ הכסף, ומבינים את סדר העדיפויות הארגוני.
זהו "שינוי מחושב" – לעבור מניהול תגובתי לניהול אסטרטגי, שקוף ומוכן לכל תרחיש.
התוכנית המוצעת במאמר זה ובסרטון, אינה גמורה. מהתוכנית יש לגזור בורדים (לוחות) לכל תחום / מחלקה, ליצור עבור כל משימה סטטוס פעילות שישתקף בתוכנית העבודה.
על כל אלו ויותר, אשמח להיפגש עם ארגונים וללוות אותם בבניית תוכנית העבודה הארגונית, בתקצובה, בבניית לוחות מעקב של ביצוע מול תקציב, מדדי הערכה ועוד. כאן יוצרים איתי קשר.