לפני שאני מתחיל בהטמעה של מערכת מאנדיי אני בודק את מוכנות הארגון לתהליך.

דבר ראשון אני בודק האם הארגון עשה תהליך אסטרטגי ופועל לפיו. הרי לא מעט ארגונים עושים תהליכים כאלו, אפילו מסתייעים ביועצים ארגוניים, התוכניות כתובות בקובץ PDF שמתויק באיזה כונן בשרת הקבצים או בגוגל דרייב… אך הארגון לא עבר תהליך הפנמה והטמעה של התהליך האסטרטגי.

הדבר השני שאני בודק, הוא רמת המעורבות של ההנהלה בתהליך, כי ללא מחויבות של ההנהלה ולקיחת אחריות על התהליך, ההטמעה שנעשה, גם אם היא תצליח, היא תישאר ברמה מקומית ואינסטרומנטלית ולא כתהליך מהותי שמוביל לשינוי ולאימפקט משמעותי ולאורך זמן.

1. מהי הכוונה ב"תכנון אסטרטגי תחילה"? 

הכוונה היא שטרם בחירה או הטמעה של מאנדיי, על הארגון לבצע תהליך תכנון אסטרטגי מקיף. תהליך זה צריך לכלול:

• הגדרת משימה ויעדים ברורים: על העמותה להגדיר באופן ספציפי, מדיד, בר-השגה, רלוונטי ומוגבל בזמן (SMART) את יעדיה הארגוניים והחברתיים. לדוגמה, במקום "להעצים נוער", יעד יכול להיות "להקנות ל-X אחוז מתלמידי תיכון כישורי מנהיגות שיגדילו את שיעור קבלתם לאוניברסיטה ב-Y אחוזים".

• יישור טכנולוגי עם המשימה: יש לקשר באופן מפורש את יישום מאנדיי ליעדי הליבה של העמותה ולמטרות ההשפעה החברתית שלה. כל תכונה, תהליך או השקעה במערכת צריכים להיות מוצדקים על ידי תרומתם הישירה להשגת יעדים אלו.  

• ראיית הטכנולוגיה כמאיץ משימה: במקום לראות בהכנסת טכנולוגיה עלות תקורה או הוצאה מנהלית, יש לתפוס אותה כהשקעה אסטרטגית המאפשרת ישירות את הגשמת המשימה החברתית של העמותה.  

2. מדוע זה כה חשוב?

• הבטחת רלוונטיות והשפעה: פרויקטי IT במלכ"רים נוטים להיכשל אם אינם מיושרים עם הדרישות הארגוניות והתוכנית האסטרטגית הכוללת. תכנון אסטרטגי מבטיח שהטכנולוגיה הנבחרת תשרת את המטרה הנכונה ותתרום להשפעה אמיתית.  

• קבלת החלטות מבוססת נתונים: הגדרת יעדים ברורים מאפשרת למדוד את ההתקדמות ולהפיק תובנות משמעותיות. ללא יעדים מוגדרים, קשה עד בלתי אפשרי להעריך את הצלחת ההטמעה.  

• הקצאת משאבים יעילה: עמותות פועלות לרוב עם תקציבים ומשאבים מוגבלים. תכנון אסטרטגי עוזר לתעדף את ההשקעות כך שיניבו את ההחזר הגבוה ביותר במונחים של השפעה חברתית, ולא רק יעילות תפעולית.  

• מניעת "טכנולוגיה לשם טכנולוגיה": ללא יישור אסטרטגי, קיים סיכון לרכוש ולהטמיע מערכות שאינן תומכות באופן מלא בצרכים האסטרטגיים של העמותה, מה שמוביל לבזבוז משאבים.  

• הגברת אימוץ צוות: כאשר הצוות מבין כיצד מאנדיי תורמת ישירות למשימת הליבה של הארגון ולשיפור עבודתו היומיומית, סביר יותר שהם יאמצו את המערכת בהתלהבות.  

3. כיצד להשיג זאת בפועל?

• מעורבות בעלי עניין: יש לערב את כל בעלי העניין הרלוונטיים – הנהלה, מנהלי תוכניות, צוות שטח, מתנדבים – בשלבי התכנון. הבנת ה"סיפורים האנושיים", התסכולים היומיומיים ופתרונות העבודה הקיימים שלהם חיונית כדי שהמערכת תענה על צרכים אמיתיים.  

• מיפוי תהליכים קיימים: לפני נגיעה בתוכנה, יש למפות את תהליכי העבודה הקיימים כדי לזהות צווארי בקבוק, כפילויות ואיי-מידע של נתונים. מאנדיי צריכה להיות מוגדרת לתמוך בתהליכים אופטימליים, ולא רק לשכפל חוסר יעילות קיים. כלומר לקחת תהליך שעשיתם על קובץ אקסל ולבקש לממש אותו על מאנדיי, כפי שהוא - זו טעות.

• הגדרת מדדי הצלחה מונחי משימה: יש לזהות מדדי ביצועים (KPIs) שישקפו לא רק יעילות תפעולית, אלא גם את ההשפעה החברתית של העמותה, כפי שהוגדרה ביעדים האסטרטגיים.  

• תקשורת ברורה של החזון: ההנהלה צריכה לתקשר באופן עקבי את ה"למה" שמאחורי הטמעת מאנדיי, ולהדגים כיצד ה"למה" יאפשר לעמותה להשיג את מטרותיה בצורה טובה יותר.  

לסיכום, "תכנון אסטרטגי תחילה" הוא המצפן המנחה את הטמעת מאנדיי. הוא מבטיח שההשקעה בטכנולוגיה תהיה מכוונת מטרה, יעילה, ותתרום באופן מובהק להגשמת המשימה החברתית של העמותה, במקום להיות פרויקט IT מבודד.  

בונוס:

מצורפת טבלה שבאמצעותה תוכלו למדוד ולהעריך את הצלחת תהליך ההטמעה של מאנדיי בארגון.

שינוי מחושב - מדדי הצלחה של הטמעת מאנדיי בארגון חברתי.xlsx

הורידו את XLSX • 41KB