משימות מחזוריות הן אבן יסוד בפעילות הארגונית.

ישיבת ועד אחת לחודש, ישיבת הנהלה אחת לשבועיים, ישיבת צוות אחת לשבוע...

איתור קרנות חדשות אחת לחודש, הגשת דוח מצב גיוס משאבים למנכ"לית אחת לשבועיים, הכנת תלושי משכורת בכל תחילת חודש...

אלו הן דוגמאות אמיתיות, כל אחת ואחד יכולים לקחת את זה לעולמם. אם אנו עובדים עם מאנדיי (Monday), אנו יכולים ליצור משימה מחזורית דרך מנגנון האוטומציות. אני רוצה להציע כאן שיטה, לאיך להכין בורד משימות, בו נוכל עבור כל אייטם (משימה), להחליט האם הוא מחזורי או לא ואם כן, אז באיזו תדירות האייטם חוזר על עצמו. בכל פעם שמשימה תבוצע, אם היא מחזורית, היא תיווצר מחדש בהתאם למחזוריות שלה.

הנה הסרטון הדרכה, צעד אחר צעד:

התוצאה: מרגע שסימנתם משימה כ"בוצעה", המערכת: 1. שומרת אותה בארכיון, 2. יוצרת אותה מחדש באופן אוטומטי, 3. מעדכנת את תאריך היעד שלה למועד הבא.

דוגמאות למשימות מחזוריות בניהול עמותה

כדי להפוך את התיאוריה לפרקטיקה, הנה חמש משימות שכיחות בעמותות שמומלץ להגדיר להן מחזוריות אוטומטית במערכת מאנדיי Monday:

1. דיווח וקשר עם רשם העמותות: הגדרת משימה שנתית להגשת דוחות כספיים ומילוליים, כדי להבטיח את המשכיות אישור הניהול התקין ללא עיכובים.

2. בקרה ואישור שעות מתנדבים: משימה חודשית לריכוז דיווחי שעות מכלל המערך, המאפשרת מעקב מדויק אחר הפעילות בשטח והפקת תעודות הוקרה או רישום קבלה בהנהלת החשבונות על שווה ערך עבודת מתנדבים.

3. ישיבת ועד מנהל: יצירה אוטומטית של משימה רבעונית להכנת סדר יום, שליחת זימונים וריכוז חומרים מקצועיים עבור חברי הוועד.

4. דיווח מצב גיוס משאבים למנכ"ל: משימה שבועית הכוללת עדכון על פניות לקרנות, סטטוס תרומות והזדמנויות חדשות שנכנסו לצינור העבודה (Pipeline).

5. תחזוקת אתר העמותה ונוכחות בדיגיטל: משימה שבועית לבדיקת תקינות דף התרומות, עדכון תכנים חדשים ומעקב אחר פניות שהגיעו דרך האתר.

---

לסיכום - שאלות ותשובות FAQ:

איך מנהלים משימות מחזוריות במערכת מאנדיי Monday בצורה יעילה?

הדרך היעילה ביותר היא להקים בורד משימות הכולל עמודת סטטוס ייעודית למחזוריות. באמצעות שילוב של שתי אוטומציות, המערכת מזהה מתי משימה בוצעה, משכפלת אותה ומעדכנת את תאריך היעד הבא בהתאם לתדירות שנבחרה (יומי, שבועי, חודשי וכו').

אילו סוגי תדירויות ניתן להגדיר למשימות בשיטה המוצעת?

ניתן להגדיר כל תדירות רצויה דרך עמודת הסטטוס, כגון משימה יומית, שבועית, חודשית או דו-חודשית. במידה והמשימה היא חד-פעמית, פשוט משאירים את עמודת המחזוריות ריקה והיא תתנהג כמשימה רגילה ללא שכפול.

מה קורה למשימה המקורית לאחר שהיא מסומנת כבוצעה?

ברגע שהסטטוס משתנה ל'בוצע', האוטומציה הראשונה מעבירה את המשימה המקורית לקבוצת 'משימות שבוצעו' (ארכיון), ובמקביל יוצרת אייטם חדש בבורד עם כל הערכים הקיימים, פרט לסטטוס שנשאר ריק כדי להתחיל סבב חדש.

כיצד המערכת יודעת לקבוע את תאריך היעד של המשימה החדשה?

הדבר מתבצע באמצעות אוטומציה שנייה המופעלת ברגע שנוצר אייטם חדש. האוטומציה בודקת את הגדרת המחזוריות: אם היא שבועית, היא מוסיפה 7 ימים לתאריך הקיים; אם היא חודשית, היא דוחפת את התאריך בחודש אחד קדימה, וכן הלאה.

האם ניתן לשכפל את כל פרטי המשימה פרט לסטטוס שלה?

כן. בתהליך הגדרת האוטומציה של יצירת האייטם החדש, ניתן להגדיר שכל השדות והערכים ישוכפלו מהמשימה המקורית, אך משאירים את עמודת הסטטוס ריקה כדי שהמשימה החדשה לא תופיע כ'בוצעה' מיד עם היווצרותה.