כשהמערכת כבר שם, אבל הידע חסר

במסגרת העבודה שלי עם עמותות וארגונים חברתיים, המפגש עם מנהלים ומנהלות שכבר הטמיעו את מערכת מאנדיי בארגון הוא שכיח – בין אם ההטמעה נעשתה באופן עצמאי ובין אם באמצעות ספק חיצוני. ברוב המקרים, בצלילה לעומק התהליכים, מתגלה מצב מפתיע: קיים פער בידיעה איזו מערכת הותקנה בפועל, מהם הכלים המדויקים שעומדים לרשות הארגון ומה ההבדל המהותי בין Monday Work Management לבין Monday CRM.

לא פעם, כשאני מציין בפני צוותי ההנהלה שיש להעביר תהליכים כמו גיוס משאבים או ניהול תורמים לסביבת ה-CRM, התגובה היא פליאה. השאלה "למה נדרשות שתי מערכות שונות באותו ממשק?" חוזרת על עצמה, והיא מעידה על צורך בבירור עמוק של כלי העבודה שנועדו לשרת את האימפקט החברתי.

הבחירה בין הכלים הללו אינה רק עניין טכני; זוהי החלטה אסטרטגית שקובעת האם הארגון יתנהל ביעילות, בשקיפות ובצורה מבוססת נתונים. במאמר זה אנסה לספק תשובות ברורות לגבי ההבדלים בין המערכות, ואסביר מתי כדאי להשתמש בכל אחת מהן כדי להפוך את ניהול הארגון לחכם ומקצועי יותר.

האבולוציה של מאנדיי: ממוצר אחד לאקו-סיסטם של פתרונות

חשוב להבין שבעבר, מאנדיי הייתה מוצר אחד בלבד – זה המוכר כיום כ-Work Management. עם השנים, ככל שהמערכת התפתחה והצרכים הארגוניים הפכו למורכבים, פוצלה הפלטפורמה לארבעה מוצרים ייעודיים בעלי התמחות שונה:

• מערכת Work Management: התשתית לניהול העבודה הארגונית השוטפת. מוצר זה מיועד לניהול פרויקטים, תוכניות עבודה, הקצאת משאבים, ניהול כוח אדם ומשימות רוחביות.

• מערכת CRM: מערכת לניהול קשרי לקוחות ובעלי עניין. עבור ארגונים חברתיים, ה"לקוחות" הם השותפים לדרך: תורמים, קרנות פילנתרופיות, מוטבים וגורמי ממשל וכן מתנדבים ועובדים.

• מערכת DEV: מערכת ייעודית לצוותי פיתוח תוכנה ומוצר, המאפשרת ניהול ספרינטים, בקרה על תקלות (Bugs) ומפת דרכים טכנולוגית.

• מערכת Service: מערכת חדשה (הושקה ב-2025), המיועדת לארגונים גדולים המפעילים מערכי שירות, תמיכה או Help Desk פנים-ארגוני בהיקפים נרחבים.

עבור המגזר השלישי, עיקר המיקוד (והצורך בסנכרון) נמצא בשני המוצרים הראשונים.

ניהול ביצועי הארגון עם Monday Work Management

זוהי ליבת המערכת המוכרת, המיועדת לניהול משימות ותהליכי עבודה פנים-ארגוניים. עבור עמותות, זהו הכלי המרכזי לניהול הפעילות השוטפת והוצאה לפועל של חזון הארגון.

שימושים מרכזיים בעמותה:

• ניהול תוכנית העבודה הארגונית: ניהול תוכנית העל של הארגון ונגזרותיה לפי מחלקות ותחומי פעילות, כולל הטמעת תהליכי מדידה והערכה שוטפים.

• ניהול פרויקטים ותוכניות: מעקב אחר לוחות זמנים של אירועים, קמפיינים או תוכניות חינוכיות ואחרות.

• ניהול מתנדבים: שיבוץ למשימות, מעקב נוכחות וסנכרון בין הצוות המקצועי למערך המתנדבים.

• תיאום בין-מחלקתי: יצירת אמת מידה אחת ושקיפות בין הצוות המקצועי לצוות התפעול והמטה.

• בקרה תקציבית תפעולית: מעקב אחר הוצאות אל מול תכנון ברמת הפרויקט הבודד.

הערך המוסף: גמישות מבנית המאפשרת בניית לוחות (Boards) המותאמים אישית לאופי הפעילות הייחודי של העמותה.

ניהול מערכות יחסים וגיוס משאבים עם Monday CRM

ה-Monday CRM הוא מוצר המותאם לניהול קשרים חיצוניים ותהליכים הדורשים המשכיות ושימור ידע (במקרה של עמותה – פיתוח משאבים, מכירת שירותים חברתיים, ניהול מתנדבים ועובדים וכמובן ניהול קשר עם מוטבי העמותה).

מבנה נתונים חכם (קשרי Many to Many): ה-CRM מאפשר להפריד בין ישויות שונות ולקשר ביניהן בצורה רלציונית (מקשרת):

• חשבונות (Accounts): ניהול הגופים איתם הארגון עומד בקשר – קרנות, משרדי ממשלה או עסקים תורמים.

• אנשי קשר (Contacts): ניהול הפרטים של האנשים המשויכים לאותם חשבונות, תוך אפשרות לשייך איש קשר אחד למספר חשבונות (ולהפך).

• הזדמנויות (Opportunities): הבורד שבו מנוהל תהליך העבודה על בקשת מענק או תרומה ספציפית, המקושר (Connect Board) לחשבון, לאיש הקשר ולפרויקט הרלוונטי.

יכולות ליבה נוספות:

• ניהול תקשורת מרכזי: תיעוד שיחות, סיכומי פגישות, ושליחה/קבלה של אימיילים ישירות מהמערכת (כולל מעקב אחר פתיחת הודעות).

• ניהול תהליכי כ"א וגיוס: התאמת המבנה לניהול מועמדות לעבודה או להתנדבות, כולל תיעוד ראיונות ושלבי מיון (כולל התכתבויות במייל / וואטסאפ).

• תצוגת "פייפליין" (Pipeline): שיקוף מצב הגיוס – כמה משאבים נמצאים כרגע בתהליך עבודה ובאיזה שלב נמצאת כל בקשה.

הפרד ומשול: יכולות טכנולוגיות ייחודיות

ההפרדה בין המוצרים אינה רק עניין של מיתוג. מאנדיי פיתחה יכולות ייחודיות לכל מוצר כדי לייעל את המטרה לשמה נוצר. להלן מספר דוגמאות, אך יש לעקוב באופן תדיר באתר של מאנדיי כדי להתעדכן:

• בלעדי ל-CRM: מנגנון לזיהוי וטיפול בכפילויות (Duplicate Management) – קריטי לניהול מאגרי "נקיים" של תורמים. בנוסף, קיים ווידג'ט המציג יעדים מול ביצוע לצורך בקרה על עמידה ביעדי גיוס.

• בלעדי ל-Work Management: יכולת הגדרת "שדות חובה" (Required Fields) ברמת האייטם בבורד, המבטיחה שלמות של נתונים במהלך עבודה שוטפת.

פילנתרופיה טכנולוגית: תמחור והטבות למגזר השלישי

ההטבה של מאנדיי לעמותות היא מהנדיבות בשוק: 10 רישיונות חינם לכל אחד מהמוצרים. משמעות הדבר היא שארגון יכול לקבל 10 רישיונות ל-Work Management ו-10 רישיונות ל-CRM ללא עלות (כן, גם וגם).

דגשים לתכנון תקציבי:

• גרסת PRO: הגרסה המומלצת לעמותות בשל יכולות האוטומציה והאינטגרציה המורחבות.

• עלויות והנחות: עלות ה-CRM גבוהה משמעותית (כ-28$ למשתמש בחודש) לעומת ה-Work Management (כ-19$ למשתמש). עמותות זכאיות ל-70% הנחה על גרסת ה-Pro מעבר ל-10 רישיונות החינמיים.

• תכנון אסטרטגי: בגלל פערי המחיר, מומלץ להגדיר מי באמת זקוק לגישה ל-CRM (לרוב צוותי פיתוח משאבים והנהלה) ומי יכול להסתפק ב-Work Management.

שאלות נפוצות (FAQ) - כל מה שחשוב לדעת

מה ההבדל המרכזי בין Monday CRM ל-Work Management? Work Management מיועד לניהול העבודה הפנימית והמשימות השוטפות, בעוד ה-CRM מותאם לניהול מערכות יחסים חיצוניות (תורמים, קרנות ושותפים) ומעקב אחר תהליכי גיוס משאבים.

האם ניתן להעביר נתונים בין שתי המערכות? בהחלט. המערכות יושבות על אותו ממשק וניתן לקשר ביניהן (Connect Boards) בצורה מלאה. למשל, ניתן לקשר תרומה שנסגרה ב-CRM לפרויקט ביצוע שמנוהל ב-Work Management.

האם עמותה זכאית לרישיונות חינם גם ל-CRM וגם לניהול עבודה? כן. מאנדיי מעניקה 10 רישיונות חינם לכל מוצר בנפרד מארבעת המוצרים (סה"כ 40 רישיונות לארגון המגזר השלישי המוכר כמלכ"ר, אבל סביר להניח שתצטרכו רק לשניים שמוזכרים בכתבה זו).

האם כדאי לנהל מתנדבים ב-CRM או ב-Work Management? ניהול המאגר, המיונים והקשר השוטף נכון יותר שיבוצע ב-CRM. לעומת זאת, שיבוץ המתנדבים למשימות ופרויקטים ספציפיים כדאי שיתבצע ב-Work Management, כי זה גם זול יותר מבחינת עלויות רישוי.

סיכום: מתחילים בתהליך, מסיימים במערכת

הבחירה הנכונה בין המערכות מונעת תסכול ניהולי ובזבוז משאבים. כשאנחנו מבינים את ההבדל, אנחנו מפסיקים לנהל תורמים או מועמדים לעבודה כ"משימה" חולפת, ומתחילים לבנות אסטרטגיה מבוססת קשרים ארוכי טווח.

הגישה שאני מנחיל ללקוחותיי ב"שינוי מחושב" היא תמיד להתחיל בהבנת התהליכים והצרכים הארגוניים, ורק לאחר מכן להתאים את המערכת המדויקת. אם הארגון שלכם משתמש רק בחלק קטן מהיכולות, או שיש בלבול בחלוקת העבודה – זה הזמן לעשות סדר, להפריד בין התפעול לגיוס, ולהגדיל את האימפקט החברתי שלכם.

---

שאלות ותשובות: Monday CRM VS Work Management

מה ההבדל העיקרי בין Monday Work Management לבין מערכת CRM עבור עמותה?

בעוד ש-CRM (ניהול קשרי לקוחות) מתמקד בניהול בסיס הנתונים של התורמים והמוטבים לאורך זמן, מאנדיי Monday היא מערכת לניהול עבודה. היא מתמקדת בתהליכים, בפרויקטים ובמשימות היומיומיות שמאפשרים לעמותה לפעול. ה-CRM הוא ה"מי", ומאנדיי Monday היא ה"איך".

האם ניתן להשתמש במאנדיי Monday כמערכת CRM מלאה לגיוס משאבים?

ניתן להקים במאנדיי Monday לוחות לניהול תהליכי גיוס משאבים (Pipeline), אך היא אינה מחליפה CRM ייעודי כאשר מדובר בניהול היסטוריית תרומות מורכבת, הפקת קבלות אוטומטית או ניהול אלפי רשומות של תורמים פרטיים הדורשים פילוחים עמוקים.

איזו מערכת מתאימה יותר לניהול מתנדבים בעמותה?

הבחירה תלויה בצורך: אם הדגש הוא על גיוס המוני ושימור קשר רציף לאורך שנים, CRM עשוי להספיק. לעומת זאת, אם ניהול המתנדבים דורש תיאום משימות בשטח, שיבוץ למשמרות ושיתוף פעולה בזמן אמת בין צוותים, מאנדיי Monday תיתן מענה גמיש ויעיל בהרבה.

האם מערכת מאנדיי Monday יכולה להתממשק למערכת ה-CRM הקיימת בארגון?

בהחלט. אחת החוזקות של מאנדיי Monday היא היכולת להתחבר למערכות חיצוניות (אינטגרציות). ניתן לסנכרן נתונים כך שה-CRM ישמש כ"מקור האמת" לנתוני התורמים, בעוד שהעבודה המעשית על קמפיינים או פרויקטים תתבצע בתוך מאנדיי Monday.

מתי עמותה צריכה לשקול מעבר למערכת לניהול עבודה במקום להסתפק ב-Excel?

כאשר הקשר בין העובדים הופך למורכב, כשמידע הולך לאיבוד במיילים, או כשמנהלי פרויקטים מתקשים לקבל תמונת מצב עדכנית על התקדמות המשימות. מאנדיי Monday מייצרת שקיפות וסדר שגיליונות אלקטרוניים פשוט לא מסוגלים לספק בארגון צומח.