לא פעם יצא לי לשמוע ממנהלות ומנהלים בארגונים חברתיים את המשפט: "אנחנו סומכים על Monday - אבל מה יקרה אם יום אחד נצטרך לשחזר את הכול?"

שאלה מצוינת. כי האמת הפשוטה היא, שלגבות את Monday זה תהליך קצת יותר מורכב ממה שנהוג לחשוב והשחזור עוד בהרבה יותר.

🎯 למה בכלל צריך גיבוי?

נכון, המערכת "בענן", מגובה על שרתים אמינים של אמזון, ואם תמחקו אייטם, עמודה או אפילו בורד - בטעות, תוכלו לשחזר אותם מסל המחזור עד 30 יום ממועד המחיקה. אך עדיין יכולים לקרות אסונות שלא תלויים בנו, תקלות תקשורת, צורך לגשת לנתונים אוף-ליין או טעויות אנוש שיתגלו אחרי חודש ואז המידע כבר לא יהיה בסל המחזור. ובכלל, האחריות על נתונים היא של הארגון.

מערכת מאנדיי לא מספקת יכולת שחזור מלאה בלחיצת כפתור. הפתרון הרשמי שהחברה מציעה הוא ייצוא (Export) של כל הבורדים לקבצי אקסל. זה נשמע פשוט, אבל חשוב להבין מה זה כן ומה זה לא כולל:

✅ מה כן נשמר?

• כל הבורדים: פרטיים, שיתופיים וכלליים עוברים לאקסל (הרבה עמודות מיוחדות מאבדות מהייחוד שלהן עם המעבר לאקסל, מה שיצריך אחרי שלב השחזור עוד עבודה רבה של הגדרות ידניות)

• העדכונים שנכתבו באייטמים (Updates)

• הקבצים המצורפים (אלו שבעמודת Files), נשמרים, ללא שמם המקורי ומבלי קשר לבורד שבו היו, כך שגם כאן מלאכת השחזור תהיה ידנית ומתישה

• אקסל עם רשימת המשתמשים במערכת.

❌ מה לא מגובה בכלל?

• דשבורדים

• קבצי Docs של Monday

• כל האוטומציות והאינטגרציות

• ההגדרות של החשבון ושל הפרופילים

  
  

זאת אומרת שאם מחר תצטרכו לשחזר את המערכת, זה יהיה תהליך ארוך של "הרכבה ידנית" מחודשת, ואובדן של ימי עבודה רבים (תלוי בהיקפי הפעילות והנתונים כמובן).

סרטון הדגמה - איך לגבות את חשבון מאנדיי

במאמר מפורט שנמצא כאן בבלוג, אני מסביר איך כן ניתן לגבות את האוטומציות ואיך באמצעות מוצרים נוספים ניתן לגבות, לשמור גרסאות ולשחזר נתונים בצורה בהרבה יותר קלה.

🤓 אבל יש במערכת הגיבוי של מאנדיי גם בונוס לא קטן.

הגיבוי כולל את כל הבורדים שבמערכת: כלליים, שיתופיים ופרטיים, שהאדמין של המערכת לא בהכרח הוזמן אליהם ויתכן שאף לא ידע על קיומם. כלומר כתופעת לוואי, תהליך הגיבוי חושף בפני מי שמגבה ובפני מי ששם יד על קובץ הגיבוי, את כל הבורדים שבמערכת.

למה זה חשוב?

פעם ראשונה, כי מדובר באובדן פרטיות. מנהלות ועובדים שיצרו בורדים פרטיים, והקפידו להזמין אליהם רק צוות מצומצם שרלוונטי לנושא, יכולים להימצא במצב שבו כל המידע חשוף בפני מי שביצע את הגיבוי ללא כל מערכת ההרשאות שהגנה על הנתונים שלהם (לדוגמה חוזי עבודה, נתוני שכר, מצב בריאותי של מוטבים).

פעם שנייה, כי מנהלי המערכת עד כה לא יכלו לדעת אילו בורדים קיימים במערכת, כי כל עובד יכול היה להקים בורדים פרטיים ולשמור בהם מידע ארגוני קריטי: תרומות, רשימות תורמים, מסמכים רגישים וכו'. הגיבוי מאפשר למנהלי המערכת לקבל תמונה מלאה על כל הבורדים בארגון.

💡 כך תבצעו גיבוי בשלושה צעדים פשוטים:

1. נכנסים ל-Adminstration (אזור הניהול) במערכת

2. בוחרים ב-Account

3. בוחרים ב-Export Account Data

4. מסמנים האם להימנע מגיבוי כל הקבצים המצורפים לעמודת Files.

5. מחכים שהמערכת תיצור קובץ Zip. הודעה עם לינק לקובץ הגיבוי תישלח במייל לכל מי שהם יוזר אדמין במערכת, כדי להגביר את השקיפות (בסופו של דבר מדובר בחילוץ כל המידע הארגוני שבמערכת תוך דילוג על מערכת ההרשאות).

כשתפתחו את קובץ הגיבוי, תמצאו תיקיות מסודרות עם כל המידע:

• תיקיית Assets - קבצים שהועלו לבורדים

• תיקיית Boards - אקסלים עם התוכן של כל בורד

• תיקיית Updates - העדכונים שנכתבו לאורך זמן

• תיקיית Teams - רשימת המשתמשים.

  
  

📂 כמה טיפים חשובים לניהול הגיבוי:

🔸 הקובץ מכיל מידע רגיש - דאגו שהוא ישמר במקום מאובטח

🔸 כדאי לבצע את התהליך אחת לשבוע ולשמור היסטוריית גיבויים בנוהל עבודה ברור ומוסכם.

אני מאמין שלמרות המגבלות, זו הדרך היעילה ביותר להבטיח שבסוף, המידע הקריטי יהיה שמור אצלכם.