שש דרכים להגברת השימוש של צוות הארגון ב-Monday.com

מנהלות ומנהלים רבים בארגונים חברתיים משקיעים משאבים יקרי ערך בהטמעת Monday, אך לא תמיד מצליחים לגרום לעובדים לאמץ את המערכת באופן מלא. כדי להפוך את Monday.com לכלי עבודה מרכזי ולהפיק ממנו את מירב התועלת, כדאי ליישם שש אסטרטגיות מעשיות:

1. שינוי הרגלי התקשורת: העבירו את עיקר התקשורת השוטפת ל-Monday. הקפידו להגיב במהירות לפניות ולעדכונים שנשלחים דרך המערכת, בעוד שפניות המגיעות דרך מייל או וואטסאפ יקבלו מענה מאוחר יותר. כך כולם יבינו היכן מתבצעת הפעילות העיקרית – וירצו לקחת בה חלק.

   
   

2. שילוב תהליכים חיוניים במערכת: העבירו טפסים חיוניים כגון "טופס החזר הוצאות חודשי" ל-Monday במקום להשתמש בקבצי אקסל. כשכל התהליכים החשובים זורמים דרך המערכת, ערכה הופך לברור לכל עובד ועובדת.

   
   

3. דשבורד מרכזי המעצים את אפקט ה-FOMO (חרדת ההחמצה: Fear of Missing Out): הכינו דשבורד המציג מידע חיוני על פרויקטים, גאנט אירועים מרכזיים, הישגים וסיפורים מרגשים מהשטח, ומידע על אירועים קרובים. פרסמו את העדכונים החשובים רק שם, כך שמי שלא ייכנס למערכת ירגיש מיד שהוא מחמיץ מידע קריטי ונשאר מאחור.

   
   

4. הכשרות והדרכות מותאמות: הפכו את ההדרכות לחגיגה חודשית: הדרכות מרגשות, חידונים, תחרויות קבוצתיות ושיתוף טיפים בין הצוותים. כשחווים כיצדMonday  פותרת בעיות יומיומיות, הצוות ממהר לאמץ את הכלי בהתלהבות.

   
   

5. משוב ושיפור מתמיד: אספו פידבק מהשטח ושפרו בהתאם את הלוחות והאוטומציות. על העובדים לחוש שיש להם השפעה על האופן שבו המערכת פועלת, מה שמגדיל את מידת המעורבות שלהם.

   
   

6. קבוצת ווטסאפ לטיפים וטריקים: הקימו קבוצת וואטסאפ ייעודית שבה ניתן לשתף טיפים, פיצ’רים ותגליות מעניינות בעבודה עם Monday. התחושה שכל אחת ואחד יכולים לתרום רעיונות – הופכת את הלמידה והשיפור לחלק מה-DNA  הארגוני.

ביישום הצעדים הללו, Monday  לא תהיה עוד מערכת שחייבים להשתמש בה, אלא מנוע צמיחה ארגוני – המאפשר שקיפות, שיתוף פעולה וזרימת מידע אפקטיבית, בדרך להשגת היעדים החברתיים החשובים שלכם.