תקציר המאמר: ניהול קשר עם מוטבים ותורמים בוואטסאפ הוא הכרח, אך הוא יוצר עומס אדיר ועבודה כפולה. המאמר סוקר את הדרכים לחבר בין אפליקציית המסרים הפופולרית לבין מערכת מאנדיי (Monday), מציג את היתרונות של אוטומציה בתקשורת הארגונית וממפה את הכלים שיעזרו לכם להפוך הודעות לנתונים ללא מאמץ ידני.

אנחנו חיים בוואטסאפ. זה נתון. בארגונים חברתיים, זה אפילו בולט יותר: תורמים, מתנדבות, מקבלי שירות, ספקים וחברי ועד מנהל - כולם מתקשרים איתנו משם. זה זמין, זה מהיר, וזה נוח.

אבל מנקודת מבט ניהולית? זה חור שחור. מידע קריטי הולך לאיבוד בתוך שטף ההודעות, סיכומי שיחות לא מתועדים, והיכולת שלנו לקבל החלטות מבוססות נתונים נפגעת כי הנתונים "תקועים" בטלפון הנייד במקום להיות במערכת הניהול.

כמי שמאמין שארגון חברתי חייב להתנהל ביעילות עסקית (ואף למעלה מכך), אני מחפש תמיד את הכלים שיגשרו על הפער הזה שבין ה"שטח" (וואטסאפ) לבין ה"מטה" (מערכת מאנדיי).

במאמר זה אני רוצה להכיר לכם ולכן צמד כלים - JONI ו-MONI. הם לא מחליפים הטמעה של מערכות API מורכבות לארגוני ענק, אבל הם פתרון ביניים מצוין ונגיש, שמאפשר לכל מנהל ומנהלת להתחיל לעבוד חכם יותר כבר הבוקר כדי לשלב את וואטסאפ בתוך מאנדיי.

הכירו את JONI: לשדרג את הוואטסאפ (גם בלי קשר למאנדיי)

לפני שמדברים על החיבור למערכת מאנדיי, בואו נדבר על יעילות בסיסית. JONI הוא תוסף דפדפן (Chrome Extension) שמתלבש על ה-WhatsApp Web והופך אותו לכלי עבודה הרבה יותר חזק. גם אם הארגון שלכם עדיין לא עובד עם מאנדיי, הכלי הזה לבדו יכול לחסוך שעות עבודה.

מה JONI יודע לעשות?

1. לשלוח הודעה בלי לשמור אנשי קשר (Chat By Mobile): מכירים את הרגע הזה שצריך לשלוח הודעה דחופה למתנדבת חדשה או לספק חד-פעמי, אבל ממש לא מתחשק לכם לשמור את המספר בטלפון האישי ולמלא את אנשי הקשר ב"דני הסעות" או "שרה תרומה"? עם JONI, פשוט מזינים את המספר בתוסף, ולוחצים Enter. נפתח צ'אט, שולחים, וזהו. בלי לשמור, בלי ללכלך את ספר הטלפונים באנשי קשר חד-פעמיים.

2. תזמון הודעות (Schedule Messages): אנחנו עובדים מסביב לשעון, אבל לא נרצה להפריע לתורמים או לצוות ב-23:00 בלילה. JONI מאפשר לכתוב את ההודעה עכשיו, ולתזמן אותה ל-08:00 בבוקר למחרת. זה פיצ'ר קריטי לשמירה על גבולות גזרה ואיזון בית-עבודה.

3. שליחה לקבוצת נמענים (Bulk Sender): צריכה לעדכן רשימה של 20 מתנדבים על שינוי במיקום המפגש? במקום "העתק-הדבק" מייגע או יצירת קבוצה שכולם עוזבים, אפשר לשלוח הודעה אישית לרשימת תפוצה (יש להשתמש בזה בזהירות כדי לא להיחסם על ידי וואטסאפ, אבל זה כלי חזק מאוד).

4. ייצוא נתונים (Export): ניהלתם דיון קריטי בקבוצת ההנהלה? אספתם הרשמות בקבוצת וואטסאפ ייעודית? JONI מאפשר לייצא את השיחה ואת פרטי חברי הקבוצה לאקסל בקליק אחד. פתאום המידע הופך לנתונים שאפשר לנתח. לדוגמה, העבירו את הקובץ ל-Gemini או ל-ChatGPT וקבלו סיכום ותובנות על שיחות הוואטסאפ בקבוצה.

5. פתקים אישיים (Sticky Notes): אפשר להצמיד "פתקית" דיגיטלית לצ'אט ספציפי. מצוין כדי לכתוב לעצמנו תזכורת / משימה: "להוציא קבלה ע"ס 500 ש"ח" או "לחזור אליו מחר", שמופיעה בכל פעם שנכנסים לשיחה הזו.

   
   

התפריט שנפתח לנו אחרי שנתקין את JONI - לחצו על האייקון J

עכשיו, הכירו את MONI: הגשר בין וואטסאפ למאנדיי

כאן מתחיל הקסם האמיתי. MONI היא הרחבה של JONI שנועדה ספציפית למשתמשי מאנדיי. היא יוצרת חלון הצצה בתוך מאנדיי שדרכו אפשר לנהל את הוואטסאפ, ומאפשרת למידע לזרום בין שתי המערכות.

איך זה עובד ולמה זה טוב לנו?

• הכל מתחיל בלוח: נניח שיש לנו לוח "ניהול תרומות" במאנדיי. לחיצה על מספר הטלפון של התורם בתוך הלוח תפתח מיד חלון צ'אט של וואטסאפ - בתוך מאנדיי. לא צריך להקליד מספרים ידנית ולא צריך לעבור מסך.

• תיעוד, תיעוד, תיעוד: קיבלתם הודעה חשובה בוואטסאפ? הבטחה לתרומה? דיווח על בעיה? באמצעות MONI אפשר לסמן את ההודעה הספציפית ולהפוך אותה בלחיצת כפתור ל"עדכון" (Update) בתוך הפריט במאנדיי. המשמעות: המידע כבר לא "מת" בטלפון של מנהל הגיוס, אלא זמין ושקוף לכל הצוות בתוך המערכת הארגונית.

• יצירת פריטים חדשים: פנה אליכם מישהו חדש בוואטסאפ? המערכת תזהה שהמספר לא קיים במאנדיי ותציע לכם ליצור עבורו כרטיס חדש ("ליד" או "תורם") ישירות מתוך חלון הצ'אט.

  
  

כמה זה עולה? (מודל התשלום)

חשוב להבין את המודל העסקי לפני שמטמיעים כלי בארגון. JONI ו-MONI פועלים במודל "Freemium" – שילוב של בסיס חינמי ושדרוגים בתשלום.

• המסלול החינמי: JONI מאפשר שימוש בסיסי, כמו פתיחת צ'אט למספר לא שמור (Chat By Mobile). זה מצוין להתנסות ראשונית ולהבנת הערך של הכלי. נכון לעכשיו MONI הוא במסלול חינם.

• המסלול בתשלום (Pro/Business): עבור שימוש שוטף ומקצועי עם JONI, תצטרכו ככל הנראה לרכוש מנוי. המנוי מסיר מגבלות, מבטל את החתימה האוטומטית ("Sent via JONI") שמתווספת להודעות, ומאפשר שימוש נרחב יותר בכלי הדיוור (Bulk), התזמון והתמיכה הטכנית.

ההמלצה שלי לארגונים: התחילו בגרסה החינמית כדי לבדוק היתכנות. אם הצוות מאמץ את הכלי והוא מייעל את העבודה, עלות המנוי החודשי היא לרוב שולית (125 ש"ח בחודש) לעומת הערך המתקבל, וזולה משמעותית מהקמת מערכת API מורכבת.

שאלות ותשובות (FAQ)

מתוך העבודה עם לקוחות והטמעת המערכת, עולות לא מעט שאלות טכניות. הנה ריכוז של החשובות שבהן:

שאלה: האם צריך להתקין משהו מיוחד? 

תשובה: כן. נדרש להשתמש בדפדפן כרום (Chrome) בלבד ולהתקין עליו שני תוספים מחנות התוספים: את JONI (הבסיס) ואת MONI (החיבור למאנדיי).

שאלה: האם אני חייב/ת להשתמש במספר "עסקי" מיוחד? 

תשובה: לא. היופי בפתרון הזה (בשונה מפתרונות API מורכבים) הוא שהוא מתלבש על הוואטסאפ ווב (WhatsApp Web) הקיים שלכם. אתם ממשיכים לעבוד עם המספר הרגיל שלכם, האישי או של העבודה.

שאלה: אם אני עובד/ת עם מספר חשבונות מאנדיי, האם זה יעבוד בכולם? 

תשובה: כן. התוסף מותקן על הדפדפן. ברגע שנכנסים לחשבון מאנדיי כלשהו (למשל, לוח של הארגון ולוח של פרויקט חיצוני), MONI תזהה את מספרי הטלפון ותאפשר עבודה רציפה בכולם.

שאלה: האם הצד השני רואה שאני משתמש/ת בתוכנה? 

תשובה: בגרסה החינמית לעיתים מתווספת שורה "Sent via...", אך בגרסה בתשלום – ממש לא. מבחינת מקבל/ת ההודעה, זו הודעת וואטסאפ רגילה לחלוטין.

שאלה: האם חברי הצוות שלי יראו את השיחות שלי? 

תשובה: חשוב להבחין: את השיחה עצמה בוואטסאפ – לא. הם לא יראו את היסטוריית הצ'אט הפרטית שלכם. אבל, כל מידע שתבחרו במפורש לייצא למאנדיי (כמו סיכום שיחה או יצירת פריט חדש) – יהיה גלוי לכל מי שיש לו הרשאה ללוח הספציפי במאנדיי. כך שומרים על פרטיות מצד אחד, ועל שקיפות ארגונית מצד שני.

שאלה: בסדר בסדר, אני רוצה להתקין מה הלינק?

תשובה: הנה הלינקים:

https://joni.pyrogss.com | https://joni.pyrogss.com/moni

לסיכום

עבור ארגונים בתחילת הדרך הדיגיטלית, או עבור צוותים שרוצים להתייעל מבלי להיכנס להוצאות כבדות של פיתוח ואינטגרציה, השילוב של JONI ו-MONI הוא נקודת פתיחה מצוינת. הוא מאפשר לנו לקחת את הכלי הכי "מבולגן" שלנו – הוואטסאפ – ולהתחיל לנהל אותו כמו עסק.

רוצים להתייעץ על הטמעת תהליכי עבודה חכמים בארגון? מוזמנים לפנות אלי עכשיו.