📄 מה תמצאו במצגת?

🔹 איך להקים מערך בורדים (לוחות / טבלאות) מקושרים ב-Monday לניהול גיוס משאבים

🔹 איך לחבר בין אנשי קשר, תורמים, מענקים ופרויקטים

🔹 איך לעקוב אחר סטטוס הבקשות ולשפר את אחוזי ההצלחה

🔹 למה המודל הזה מתאים גם לארגונים שלא משתמשים במאנדיי אלא במערכות אחרות.

💡 המצגת מיועדת לארגונים שיש להם מערכת מאנדיי או מערכת מידע מסוג CRM כלשהי.

בורד מקורות

מה זה: בורד שמכיל את פרטי הארגונים התורמים

חלוקה לקבוצות:

• קרנות

• משרדי ממשלה

• עסקים

• פדרציות

• עיזבונות

• אחר

עמודות: שם הארגון, מדינה, שפת התקשרות, מטבע, נושאי תמיכה, אתר, פייסבוק, טלפון, מייל, כתובת, איש קשר מרכזי, במי עוד הם תומכים, מדיניות תמיכה ועוד.

קשרים: בורד אנשי קשר ובורד הזדמנויות. 

בורד אנשי קשר

מה זה: בורד שמכיל את פרטי אנשי הקשר מולם הארגון עובד מתוך בורד המקורות.

עמודות: שם פרטי, שם משפחה, טלפון, מייל, שפת התקשרות, פעילויות (אופציה) ועוד.

קשרים: בורד פעילויות ובורד מקורות (כל איש קשר מקושר למקור. בכל מקור רואים מי אנשי הקשר שלו, יתכן שאיש קשר אחד יהיה מקושר למספר מקורות – לדוגמה אדם שמכהן בתפקיד בשני ארגונים בו זמנים).

בורד פרויקטים

מה זה: רשימת הפרויקטים שיש לגייס להם כסף.

קבוצות: לפי שנת תקציב

• שנת 2025

• שנת 2026

• שנת 2027

עמודות: שם הפרויקט, תחום, קהל יעד, שנת תקציב, תקציב בשקלים, תקציב ביורו, תקציב בדולר, קישור להזדמנות, (מירור) – סכום שאושר מההזדמנות, (מירור) – מקור מממן, עמוד תיאור פרויקט, אינדקס הנה"ח,

קשרים: בורד הזדמנויות ובורד שערי מטבעות.

בורד הזדמנויות

מה זה: בורד שבתוכו ננהל את תהליכי הבקשות. כל הזדמנות לגיוס משאבים תנוהל כאן מתחילתה ועד סופה. זהו הבורד הראשי והשוטף איתו נעבוד ביום-יום.

קבוצות: בהתאם לסטטוס

• בבדיקה

• שליחת LOI

• המתנה לתשובת LOI

• כתיבת בקשה

• המתנה לתשובה לבקשה

• בקשות מאושרות – טיפול בגביה ודוח

• דיווח אושר - סיום טיפול

• נבדק – לא רלוונטי

• תשובה שלילית / לא ענו / לבדוק בעוד שנה

• בטיפול גורם אחר בארגון

עמודות: שם ההזדמנות, קישור לשם המקור, קישור לשם הפרויקט, סטטוס התאמה, סטטוס LOI, סטטוס בקשה, סטטוס דוח, סטטוס "מצב" - (צעד), קבצי קול קורא, קבצי LOI, קבצי בקשה, קבצי החלטה, קבצי דוח, קבלה, הפעולה הבאה, דד-ליין לפעולה הבאה, דד-ליין להגשה, סכום מבוקש, מטבע, סכום מבוקש בשקלים, סיכוי, צפי, סכום מאושר, התקבל, יתרה לתשלום, קבלות, שנת תקציב.

קשרים: בורד פרויקטים, בורד שערי מטבעות, בורד מקורות.

תצוגות: טבלה, כרטיסיות, קאנבן, לוח שנה, TimeLine.

בורד שערי מטבעות

מה זה: בורד שיכיל בכל אייטם מטבע: דולר, יורו, פאונד וכו'.

עמודות: הערך השקלי של המטבע, תאריך עדכון.

אחת לכמה זמן, ניכנס ונזין את הערך ידנית. אוטומציה תעדכן את תאריך השינוי.

קשרים: פרויקטים, הזדמנויות.

בורד פעילויות

מה זה: רשימת אירועים ופעילויות כגון: כנסים, סיורים, מפגשים תוך ציון אנשי הקשר שהשתתפו בפועל (או שהוזמנו).

קבוצות: אפשרי לפי נושאים או לפי קהלי יעד, או לפי שנים.

עמודות: שם האירוע, שנה, סוג האירוע, הוזמנו / השתתפו (קישור לבורד אנשי קשר).

קישור: אנשי קשר.

דשבורד

 מה זה: המחשה ויזואלית ומספרית באון-ליין של מידע מכל תהליך גיוס המשאבים כגון:

• כמה בקשות נשלחו

• כמה בקשות אושרו

• כמה כסף נכנס לבנק

• לכמה כסף עוד עלינו לצפות

• מה אחוזי ההצלחה בגיוס

• כמה כסף גייסנו לכל פרויקט

• כמה כסף חסר לנו לעמידה ביעדים

• מה ממוצע התרומה בקמפיין התרומות

• כמה תרומות יש בשווה ערך

• מיהם 5 התורמים הגדולים ביותר

• מה אחוז דמי ההשתתפות ביחס למחזור ההכנסות.