לפני שלושה שבועות הצעתי כאן לעמותות שרוצות לשדרג את תהליך גיוס המשאבים שלהן להצטרף לפגישה אישית איתי, שבה הצגתי מודל עבודה מנצח באמצעות Monday.

נפגשתי עם שישה ארגונים, וכעת אני משתף אתכם בידע הזה – כדי שגם הארגון שלכם יוכל לייעל את תהליכי הגיוס, המעקב והניהול בצורה מתקדמת.

לדוגמה, איך תוכלו לדעת כמה כסף עוד נדרש לגייס ל-2025 עבור כל פרויקט בדולרים, בשקלים וביורו?

📄 מה תמצאו במצגת?

🔹 איך להקים מערך בורדים (לוחות / טבלאות) מקושרים ב-Monday לניהול גיוס משאבים

🔹 איך לחבר בין אנשי קשר, תורמים, מענקים ופרויקטים

🔹 איך לעקוב אחר סטטוס הבקשות ולשפר את אחוזי ההצלחה

🔹 למה המודל הזה מתאים גם לארגונים שלא משתמשים במאנדיי אלא במערכות אחרות.

💡 המצגת מיועדת לארגונים שיש להם מערכת מאנדיי או מערכת מידע מסוג CRM כלשהי.

בורד מקורות

מה זה: בורד שמכיל את פרטי הארגונים התורמים

חלוקה לקבוצות:

• קרנות

• משרדי ממשלה

• עסקים

• פדרציות

• עיזבונות

• אחר

עמודות: שם הארגון, מדינה, שפת התקשרות, מטבע, נושאי תמיכה, אתר, פייסבוק, טלפון, מייל, כתובת, איש קשר מרכזי, במי עוד הם תומכים, מדיניות תמיכה ועוד.

קשרים: בורד אנשי קשר ובורד הזדמנויות. 

בורד אנשי קשר

מה זה: בורד שמכיל את פרטי אנשי הקשר מולם הארגון עובד מתוך בורד המקורות.

עמודות: שם פרטי, שם משפחה, טלפון, מייל, שפת התקשרות, פעילויות (אופציה) ועוד.

קשרים: בורד פעילויות ובורד מקורות (כל איש קשר מקושר למקור. בכל מקור רואים מי אנשי הקשר שלו, יתכן שאיש קשר אחד יהיה מקושר למספר מקורות – לדוגמה אדם שמכהן בתפקיד בשני ארגונים בו זמנים).

בורד פרויקטים

מה זה: רשימת הפרויקטים שיש לגייס להם כסף.

קבוצות: לפי שנת תקציב

• שנת 2025

• שנת 2026

• שנת 2027

עמודות: שם הפרויקט, תחום, קהל יעד, שנת תקציב, תקציב בשקלים, תקציב ביורו, תקציב בדולר, קישור להזדמנות, (מירור) – סכום שאושר מההזדמנות, (מירור) – מקור מממן, עמוד תיאור פרויקט, אינדקס הנה"ח,

קשרים: בורד הזדמנויות ובורד שערי מטבעות.

בורד הזדמנויות

מה זה: בורד שבתוכו ננהל את תהליכי הבקשות. כל הזדמנות לגיוס משאבים תנוהל כאן מתחילתה ועד סופה. זהו הבורד הראשי והשוטף איתו נעבוד ביום-יום.

קבוצות: בהתאם לסטטוס

• בבדיקה

• שליחת LOI

• המתנה לתשובת LOI

• כתיבת בקשה

• המתנה לתשובה לבקשה

• בקשות מאושרות – טיפול בגביה ודוח

• דיווח אושר - סיום טיפול

• נבדק – לא רלוונטי

• תשובה שלילית / לא ענו / לבדוק בעוד שנה

• בטיפול גורם אחר בארגון

עמודות: שם ההזדמנות, קישור לשם המקור, קישור לשם הפרויקט, סטטוס התאמה, סטטוס LOI, סטטוס בקשה, סטטוס דוח, סטטוס "מצב" - (צעד), קבצי קול קורא, קבצי LOI, קבצי בקשה, קבצי החלטה, קבצי דוח, קבלה, הפעולה הבאה, דד-ליין לפעולה הבאה, דד-ליין להגשה, סכום מבוקש, מטבע, סכום מבוקש בשקלים, סיכוי, צפי, סכום מאושר, התקבל, יתרה לתשלום, קבלות, שנת תקציב.

קשרים: בורד פרויקטים, בורד שערי מטבעות, בורד מקורות.

תצוגות: טבלה, כרטיסיות, קאנבן, לוח שנה, TimeLine.

בורד שערי מטבעות

מה זה: בורד שיכיל בכל אייטם מטבע: דולר, יורו, פאונד וכו'.

עמודות: הערך השקלי של המטבע, תאריך עדכון.

אחת לכמה זמן, ניכנס ונזין את הערך ידנית. אוטומציה תעדכן את תאריך השינוי.

קשרים: פרויקטים, הזדמנויות.

בורד פעילויות

מה זה: רשימת אירועים ופעילויות כגון: כנסים, סיורים, מפגשים תוך ציון אנשי הקשר שהשתתפו בפועל (או שהוזמנו).

קבוצות: אפשרי לפי נושאים או לפי קהלי יעד, או לפי שנים.

עמודות: שם האירוע, שנה, סוג האירוע, הוזמנו / השתתפו (קישור לבורד אנשי קשר).

קישור: אנשי קשר.

דשבורד

 מה זה: המחשה ויזואלית ומספרית באון-ליין של מידע מכל תהליך גיוס המשאבים כגון:

• כמה בקשות נשלחו

• כמה בקשות אושרו

• כמה כסף נכנס לבנק

• לכמה כסף עוד עלינו לצפות

• מה אחוזי ההצלחה בגיוס

• כמה כסף גייסנו לכל פרויקט

• כמה כסף חסר לנו לעמידה ביעדים

• מה ממוצע התרומה בקמפיין התרומות

• כמה תרומות יש בשווה ערך

• מיהם 5 התורמים הגדולים ביותר

• מה אחוז דמי ההשתתפות ביחס למחזור ההכנסות.