איך לרשום תרומות בעין נכון? המדריך המלא לרישום פעילות מתנדבים ושירותי פרו בונו בעמותות

כולנו יודעים שמתנדבים ופעילות פרו בונו הם עמוד תווך קריטי בעמותות ובארגונים חברתיים. הם מאפשרים לנו להגיע ליותר אנשים, לספק שירותים מדהימים ולהגדיל את ההשפעה שלנו. 

רבים מאיתנו מבינים שצריך לרשום את הכנסות שווה הערך האלו בדוחות – הרי קיבלנו תמורה משמעותית! אבל מה לגבי רישום מקביל גם בהוצאות? ולמה זה בכלל חשוב? בואו נעשה סדר בפרטים!

💡 למה רישום כפול – והאינסטלטור שיסביר לכם הכל!

תחשבו על זה ככה: יש לכם סתימה בכיור בעמותה לרווחת בעלי חיים. אתם מזמינים אינסטלטור.

1. הוצאה: האינסטלטור עובד, ואתם משלמים לו בתמורה 1,000 ש"ח. אז אתם רושמים: "הוצאה על תיקונים - 1,000 ש"ח".

2. הכנסה (פרו בונו): אבל האינסטלטור, מרגע ששמע שאתם עמותה לרווחת בעלי חיים, אומר: "קחו את הכסף בחזרה, אני תורם את זה לעמותה!" ברגע הזה, העמותה קיבלה בחזרה את שווי השירות כתרומה. לכן, אתם רושמים: "הכנסה מתרומות בעין - 1,000 ש"ח".

3. אם תרשמו גם הוצאה וגם הכנסה – תספרו את הסיפור האמיתי.

   
   

ההיגיון?

• תמונה אמיתית: אתם רוצים שכולם יראו כמה באמת עולה לתפעל את העמותה (העלות של האינסטלטור, הגרפיקאי, היועץ וכו'), גם כשלא שולמה תמורה כספית.

• הצגת הערך שלכם: אתם רוצים להראות כמה שוות התרומות של מתנדבים ואנשי מקצוע – זה ממחיש את היעילות והמינוף של העמותה!

  
  
  
  
  
  
  
  

📊 איך עושים את זה בפועל? (פקודות יומן ותיעוד)

1. חישוב השווי:

   • מתנדבים "רגילים": לפי שכר מינימום, לפי דרישות החשב הכללי.

   • מתנדבים מומחים (עו"ד, רו"ח, רופא וכו'): אפשר לבקש אישור מקדים בכתב לתעריף גבוה יותר. בלעדיו - חייבים להיצמד לשכר מינימום!

   • ציוד, מלאי או שירות: לפי שווי שוק, בהתבסס על הצעת מחיר או הערכת שמאי.

2. פקודת יומן:

   • בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם, רושמים את השווי גם כהוצאה (למשל, "הוצאות גרפיקה", "הוצאות ייעוץ משפטי") וגם כהכנסה (בחשבון נפרד של "הכנסות מתרומות בעין / שירותי פרו בונו").

3. "קבלה עצמית" / "הכנסה בשווה ערך":

   • במקום קבלה כספית (כי לא נכנס כסף), העמותה מפיקה מסמך פנימי במערכת החשבונאית שנקרא לעיתים "הכנסה בשווה ערך" או "תרומה בעין".

   • מסמך זה מהווה את האסמכתה לפקודת היומן. הוא מפרט את השירות, שמו של התורם ואת השווי המוערך, ומציין בבירור שלא התקבלה תמורה כספית.

     
     

🙋‍♂️ מה עם התורם (הגרפיקאי/האינסטלטור)?

• מכתב תודה: תמיד תנו מכתב תודה או אישור תרומה בעין (לא קבלה כספית!) לתורם, בו מצוין השירות שניתן ושווי השירות. זה חשוב להוקרה ולתיעוד!

• מס ותורם: כאן נכנסים לדיני מיסוי. הגרפיקאי/אינסטלטור ביצע עבודה או העניק מוצר בעלי שווי. תיאורטית, הוא ביצע עסקה! זו הכנסה החייבת במס הכנסה ומע"מ עבורו, גם אם ויתר על התשלום. ההתנהלות בפועל בשטח לגבי תרומות שירות קטנות היא לעיתים באזור "אפור". אמנם מבחינה עקרונית זו הכנסה, אך לרוב רשויות המס אינן מתעכבות על שירותי פרו בונו קטנים שניתנו על ידי יחידים, בייחוד כשלא הונפקה חשבונית מס ואין תזרים כספים. עם זאת, ההמלצה החמה לתורם היא תמיד להתייעץ עם רואה חשבון. ההשלכות משתנות לפי מעמדו (עוסק פטור/מורשה/חברה) וחשוב לטפל בזה נכון מול רשויות המס של התורם. 

• הקבלה/אישור של העמותה לא מזכה את התורם בניכוי מס כעל תרומה כספית.

📈 למה כל זה חשוב לנו?

• גיוס משאבים: דוחות שמציגים את מלוא היקף הפעילות (כולל תרומות בשווה ערך) עוזרים לכם לגייס תורמים נוספים ומציגים את העמותה כיעילה ומנוהלת היטב.

• שקיפות: רשם העמותות, משרדי ממשלה וקרנות רוצים לראות תמונה מלאה של העשייה שלכם (וגם הוועד המנהל רוצה!)

• ניהול חכם: אתם מקבלים מידע מדויק יותר על העלויות האמיתיות של הפעילות, וזה עוזר בתכנון תקציבי וקבלת החלטות.

• גמישות בהוצאות הנהלה וכלליות: רישום שווה ערך של שעות מתנדבים ותרומות שווה ערך מגדיל את מחזור ההכנסות הכולל של הארגון. מדוע זה חשוב? כי קיימת הנחיה (של רשם העמותות, וגם כנהוג בקרב תורמים וקרנות) שקובעת אחוז מותר להוצאות הנהלה וכלליות מתוך מחזור ההכנסות. ככל שסך ההכנסות שלכם (כולל אלו משווה ערך) גבוה יותר, כך התקרה המותרת להוצאות הנהלה וכלליות גדלה, מה שמאפשר לכם גמישות רבה יותר מבלי לחרוג מהאחוז המותר, גם אם הוצאות אלו גדלות בפועל. זהו יתרון אסטרטגי משמעותי לניהול תקין של העמותה! הוצאות הנהלה וכלליות כוללות בין היתר: עלות שכר מנכ"ל, גייסי כספים, הנה"ח ונותני שירות כגון רו"ח ועו"ד.

🌈 רגע דוגמה:

יש לכם בארגון חמש בנות שירות לאומי שמבצעות תפקיד מהותי בעמותה לרווחת בעלי חיים. כל אחת עושה 160 שעות חודשיות. כולן יחד עושות בשנה 9,600 שעות שזה שווה ערך ל-330 אלף ש"ח (בחישוב לפי שכר מינימום שעתי).

אם לא תוסיפו את הערך הזה למחזור ההכנסות והוצאות, לא תשקפו נכון את העשייה של הארגון. אם מחר הרשות לשירות לאומי תחליט להפסיק את ההקצאה לארגון ותזדקקו לקלוט במקומן חמש עובדות בשכר, תתקשו להסביר לתורמים שלכם למה "פתאום" אתם נדרשים לקלוט חמש עובדות - אם עד עתה ההוצאה שלהן לא נרשמה והן היו בעצם שקופות!

יהיה בהרבה יותר קל לציין שהתרומה שמימנה את שכרן פסקה, ושאתם מבקשים מהקרנות לממן מעתה את התקנים הללו.

🎯 לסיכום: 

לרשום תרומות בעין זה לא רק דיוק חשבונאי – זה תיקון מוסרי. זה לספר את הסיפור המלא של כל מי שתורם, פועל, נרתם – גם אם לא שלח חשבונית. הרישום מהווה מנוף אדיר לשקיפות, אמון וצמיחה של העמותה!